Khi giao việc, đa phần các leader thường quan tâm đến việc giao sao cho đúng người và đúng việc để tạo ra kết quả tốt nhất, mà lại lãng quên một yếu tố khác cũng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và năng suất của team. Đó là giao sao cho công bằng, giúp nhân viên nào cũng nể phục, không so sánh và muốn đóng góp công sức.
Đặc biệt là ở các team marketing đa dạng vị trí, leader luôn gặp khó khăn để phân công task vì mỗi người một vai trò và chuyên môn khác nhau. Đâu là những dấu hiệu nhắc nhở bạn hãy công bằng hơn khi giao việc?
Nhận biết ngay 4 “red flag” cho biết khối lượng công việc trong team bạn đang không đồng đều
Hệ quả giao việc không đồng đều thông thường bắt đầu từ một nghịch lý như thế này. Khi 1 nhân viên trong team có tiềm năng và “được việc” hơn những người còn lại, bạn thường giao nhiều việc cho họ hơn những người khác. Nhưng khi càng làm như vậy, họ càng cảm thấy quá tải và bất mãn vì thiếu công bằng thay vì cảm thấy tự hào và phấn khích… Những nhân viên còn lại đôi khi lại ở trong trạng thái không đủ việc để làm, hoặc cảm thấy ít được tin tưởng, chán chường.
Kết quả là khối lượng công việc trong team dần “lệch cán cân”, bạn sẽ nhận lấy những hệ quả không thể coi nhẹ như:
- Một số nhân viên phải làm việc ngoài giờ để hoàn thành công việc, dẫn đến tình trạng quá tải, cáu kỉnh và mệt mỏi.
- Những người khác lại thiếu việc làm, đôi khi phải chờ đợi quản lý phân công thêm nhiệm vụ, họ cảm thấy không được tận dụng hết khả năng, làm giảm động lực và năng suất làm việc.
- Một số nhân viên nghi ngờ lẫn nhau vì cảm thấy khối lượng công việc không tương đương.
- Chất lượng công việc được giao cho những nhân viên đang đảm nhiệm quá nhiều công việc dần giảm sút.
Đó là chưa kể ở những team chưa xây dựng được văn hóa hỗ trợ trong công việc, đôi khi còn xảy ra conflict căng thẳng giữa nhân viên này với nhân viên khác, hoặc tệ hơn là đội nhóm không giữ được người tài ở lại.
Vậy làm sao phân công công việc đồng đều hơn để nhân viên nào cũng muốn đóng góp?
Trong tình huống team mất cân bằng workload này, bạn hãy bắt đầu giải quyết với điểm cốt lõi: Bất cứ nhân viên nào đi làm cũng cần có động lực để phát triển trong sự nghiệp và cần được công nhận. Nếu không có cơ hội làm điều này, họ sẽ dần dần nản chí.
Từ đó, trong lúc phân chia khối lượng công việc, hãy gắn công việc với năng lực và nỗ lực của nhân viên để họ nhìn thấy động lực phát triển.
1. Hiểu rõ năng lực nhân viên giúp bạn giao việc đúng
Để giao việc, chắc chắn bạn không thể bỏ qua việc đầu tiên là nắm được nhân viên nào mạnh gì, yếu gì, thích làm gì, điều kiện tốt nhất để họ làm việc tối ưu… Cốt lõi của việc này thực chất là làm sao cho nhân viên nào cũng thấy mình quan trọng trong team vì đảm nhận 1 đầu việc chuyên môn và đặc thù. Họ dần có tâm lý lăn xả hơn, nhận việc xông xáo hơn.
Mẹo hữu ích ở đây là bạn cần quan sát cách làm việc, giao tiếp của cả team để nhận diện được điểm mạnh của họ.
Đồng thời, hãy sử dụng một công cụ quản lý giống như một phần mềm quản lý công việc để ước chừng khối lượng công việc, đặc biệt là khi xem xét yếu tố khẩn cấp và quan trọng của công việc trực quan trên một bảng Kanban giúp bạn tự tin xác định chính xác khi nào cần giao 1 việc.
2. Hiểu rõ nỗ lực của nhân viên giúp bạn giao việc công bằng
Thông thường chúng ta dùng thời gian để đo lường nỗ lực và công sức của một cá nhân dành cho 1 công việc nhất định.
Nhưng sự thật là tất cả các nhân viên không làm việc trong cùng 1 tốc độ nên tham số thời gian chỉ mang tính chất tham khảo và ước chừng dễ dàng: Cùng 1 công việc, A có thể làm trong 1 giờ, nhưng B có thể mất tận 1 buổi. Nói chính xác hơn, đôi khi cả 2 nhân viên cùng vị trí được giao cho 2 công việc có khối lượng ngang bằng nhau, thì thực chất chúng ta vẫn không khẳng định được rằng 2 workload này thực sự đồng đều.
Bí quyết ở đây là hãy cho nhân viên biết rằng bạn không chỉ dùng thời gian để tính toán ra khối lượng công việc của từng người.
Và thông báo cho team biết rằng bạn cũng có đánh giá một số yếu tố khác nữa trong quá trình làm việc để xem xét năng suất công việc, ví dụ như:
- Tài năng.
- Kỹ năng.
- Năng lượng.
Sau đó, hãy đưa ra những lời khen công khai trong team đối với những nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả, dù cho số giờ làm việc của họ là bao nhiêu.
Những lời khen này không chỉ tạo động lực và thúc đẩy tinh thần làm việc của từng thành viên, mà còn khích lệ tinh thần hợp tác và teamwork. Từ đó, giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi người được đánh giá cao dựa trên đóng góp thực sự của họ, chứ không chỉ dựa trên số giờ làm việc.
3. Tiếp tục điều chỉnh khối lượng công việc phù hợp với 4 kiểu nhân viên điển hình bằng cách dành thời gian 1:1
Tương tự như bất cứ quá trình cộng tác nào khác, giao việc cũng cần giao tiếp hiệu quả cả 2 chiều để đảm bảo sự phù hợp và tránh việc bất mãn “ngầm” trong team. Hãy coi những buổi 1:1 trực tiếp này là cơ hội để nói chuyện với nhân viên của bạn một cách thoải mái và sâu sắc hơn về:
- Mục tiêu nghề nghiệp của họ.
- Động lực làm việc của họ.
- Cách họ đối mặt với vấn đề.
Một số yếu tố đơn giản như vậy nhưng có thể giúp bạn phân loại rõ ràng 4 kiểu nhân viên khi được giao một khối lượng công việc:
- Những người luôn sẵn lòng nhận việc và làm việc chăm chỉ.
- Những người không phải việc gì giao cũng thực hiện.
- Những nhân viên “siêu hiệu suất và siêu hiệu quả”.
- Những nhân viên hiệu suất kém.
Đâu là cách phản ứng hợp lý đối với từng kiểu nhân viên riêng biệt giúp giao việc công bằng hơn, thúc đẩy đóng góp?
Nguồn: Cleeksy
