Dưới ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, hàng chục triệu người trên khắp hành tinh đang dần chuyển sang xu hướng làm việc tại nhà. Không những thế, với những cuộc suy thoái kinh tế được nhiều chuyên gia dự đoán trong tương lai, chúng ta cần phải chuẩn bị trước cho viễn cảnh: làm việc trực tuyến hoặc tạm ngừng kinh doanh. 


Là một nền tảng tích hợp quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc và quản lý khách hàng thông qua 35 công cụ hữu ích, Bitrix24 được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ quá trình làm việc của những cá nhân dù đang gần nhau hay ở khắp nơi trên thế giới. 


Cùng điểm qua 10 bước chuyển đổi mô hình làm việc từ xa và những giải pháp tương ứng mà Bitrix24 mang lại: 


Bước 1: Tạo một không gian làm việc ảo thống nhất cho cả công ty 


Để đảm bảo hiệu quả trong công việc, hầu hết các công ty đều áp dụng rộng rãi những công cụ giao tiếp trực tuyến và làm việc từ xa như Skype, Slack, Dropbox, Google Calendar...Tuy nhiên, thay vì làm phức tạp và rời rạc quá trình làm việc trên quá nhiều nền tảng, Bitrix24 - bằng việc tích hợp tất cả tính năng trên một nền tảng duy nhất, có thể mang lại các giải pháp: 


  • Tạo ra một nền tảng thống nhất nơi mà mọi người có thể truy cập trực tuyến từ cả thiết bị bàn và di động.
  • Quản lý dự án trực tuyến bằng việc điều phối công việc tới những nhân viên từ xa. Ngoài ra, Bitrix24 còn giúp theo dõi tiến độ công việc chính xác theo thời gian thực.
  • Lưu trữ tất cả tài liệu và dữ liệu trò chuyện trực tuyến trên một nền tảng duy nhất với các cấp độ truy cập được quản lý rất chặt chẽ.


Bitrix24 sở hữu một bộ các công cụ cần thiết cho quá trình làm việc từ xa, bao gồm: Nhiệm vụ, Trò chuyện, Videoconferencing, Dự án, Quy trình kinh doanh, Lịch biểu, Drive, Knowledge base (nền tảng lưu trữ và chia sẻ kiến thức), CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng), Telephony (tổng đài gọi điện bằng công nghệ đám mây).


Tính năng Lịch biểu trên Bitrix24


Bước 2: Tối ưu hóa quá trình giao tiếp nội bộ 


Một trong những thay đổi đầu tiên bạn có thể nhận thấy sau khi chuyển sang làm việc từ xa là hệ thống liên lạc trước đó bị gián đoạn. Vì thông tin liên lạc nhanh chóng là yếu tố quan trọng để làm việc hiệu quả, đây là điều bạn cần xử lý ngay lập tức:


  • Tạo ra “Facebook dành riêng cho công việc” - một môi trường làm việc tương tự như mạng xã hội nơi mà mọi người trong công ty đều có thể kết nối với nhau 24/7 và liên tục cập nhật những sự kiện mới nhất.
  • Xây dựng nền tảng kiến thức với những quy định cụ thể để mọi người nắm bắt quy trình làm việc. 


Ở nền tảng Bitrix24, người dùng có thể tạo hồ sơ cá nhân, dòng thời gian, thông báo, nhắn tin riêng tư, ứng dụng điện thoại,...giống như một mạng xã hội thu nhỏ.

   

Bước 3:  Lập ra những quy tắc làm việc thống nhất 


Trong điều kiện làm việc từ xa, các công ty cần phải điều chỉnh những quy cách làm việc phù hợp với tình hình mới. Sau đây là một số những giải pháp Bitrix24 cung cấp để quá trình “work from home” năng suất hơn: 


  • Tính năng Trò chuyện chỉ dành riêng cho công việc, những cuộc đối thoại “bên lề” đều bị hạn chế.
  • Mọi cuộc thảo luận và công việc đều được diễn ra trên một nền tảng chuyên hóa cao.
  • Mọi quyết định quan trọng đều bắt buộc dẫn tới một nhiệm vụ hoặc một dự án với hạn nộp và người phụ trách. 


Giao diện khung Trò chuyện trên Bitrix24


Với Bitrix24, người dùng có thể quản lý những thông tin liên lạc một cách chặt chẽ và kiểm soát những nội dung không liên quan tới công việc.

 

Bước 4: Họp trực tuyến thường xuyên hơn


Một trong những phương tiện giao tiếp hiệu quả nhất khi làm việc từ xa chính là Videoconferencing. Tuy nhiên, để chắc rằng bạn đang tận dụng công cụ này đúng cách, bạn cần đảm bảo ít nhất những điều sau:


  • Chọn một công cụ cho phép làm việc với ít nhất 5 liên lạc.
  • Chuẩn bị trước một lịch trình làm việc trước khi bước vào cuộc họp. 


Hiện tại, tính năng Videoconferencing của Bitrix24 hỗ trợ tối đa 10 người tham gia với tốc độ ưu việt hơn cả Skype. Người dùng có thể lên lịch họp trực tuyến ở chức năng Lịch biểu và chèn lịch trình vào bản ghi chú sự kiện. Bạn có thể xem thêm về 2 chức năng này tại đây.


Màn hình Videoconferencing của Bitrix24


Bước 5: Lưu trữ và chia sẻ kiến thức trực tuyến


Với tính năng hỗ trợ người dùng thu thập, lưu trữ và cập nhật những thông tin quan trọng trong một không gian chung, Knowledge base là một trong những module quan trọng nhất của Bitrix24. Những gì mà Knowledge base cung cấp: 


  • Một nền tảng chia sẻ kiến thức với định dạng bao gồm chữ cái, hình ảnh và video. Người xem có thể tìm kiếm dữ liệu dễ dàng nhưng vẫn đảm bảo bảo mật bằng tính năng yêu cầu quyền truy cập. 
  • Các thành viên trong nhóm có thể bổ sung các thông tin hữu ích.   


Công cụ Drive của Bitrix24 để lưu trữ và chia sẻ kiến thức


Bước 6: Kiến tạo quy trình làm việc trực tuyến


Nếu như các kế hoạch trước đây của bạn không thành công, bạn cần tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt bằng cách sử dụng RPA (Robotic process automation - tự động hóa quy trình bằng robot). Bitrix24 đã tạo các bản mẫu cho hầu hết các tình huống phổ biến - tuy nhiên, bạn luôn có thể tạo mẫu của riêng mình.


Với Bitrix24, việc viết hóa đơn, nghỉ phép đều có thể dễ dàng hoàn thành với một vài thao tác chuột. Bất kỳ ai liên quan đến quá trình này đều nhận được thông báo từ hệ thống.


Bước 7: Chuyển từ mệnh lệnh bằng lời nói sang nhiệm vụ bằng văn bản


Khi làm việc từ xa, để thông tin không bị gián đoạn, bạn cần định hình các nhiệm vụ được giao thành một format chung để bất kì ai cũng có thể nắm bắt. Dưới đây là một số tính năng bạn có thể thực hiện bằng Bitrix 24: 


  • Danh sách nhiệm vụ cần làm luôn được đính kèm với cả dự án, hệ thống đánh giá và bình luận.
  • Tạo và quản lý các nhiệm vụ trên một nền tảng duy nhất để người dùng dễ theo dõi và đối chiếu với tổng thể dự án. 


Ở Bitrix24, một dự án có thể trình bày thông qua Biểu đồ Gantt hoặc Bảng Kanban - nơi mà người dùng có thể theo dõi tiến độ làm việc của mỗi cá nhân hay cả tập thể.


Biểu đồ Gantt trên Bitrix24 


Bước 8: Quản lý tiến độ và thu thập báo cáo công việc


Khi đã thiết lập các nhiệm vụ cần làm, Bitrix24 còn cung cấp những công cụ để theo dõi tiến trình và mức độ hiệu quả công việc, bao gồm:


  • Ứng dụng một cơ chế làm việc rõ ràng để theo dõi nhân viên (bởi khi làm việc từ xa, nhiều người có xu hướng chểnh mảng!). 
  • Thu thập báo cáo công việc và xác định KPI.


Với module Nhiệm vụ của Bitrix24, người dùng có thể dễ dàng quản lý một đội ngũ nhiều nhân viên làm việc từ xa. Mỗi khi một nhiệm vụ hoàn thành, bạn sẽ nhận được thông báo, xem kết quả và đánh giá chất lượng công việc của nhân viên dựa trên KPI.


Quản lý các nhiệm vụ


Bước 9: Kích hoạt bán hàng từ xa với hệ thống CRM 


Trong điều kiện giãn cách xã hội, nhu cầu mua sắm trên mạng càng gia tăng. Một số lợi ích Bitrix24 có thể mang lại để quá trình giao tiếp với khách hàng từ xa dễ dàng hơn là:  


  • Truy cập hệ thống CRM ở bất cứ đâu.
  • Tất cả dữ liệu (cuộc gọi, email, trò chuyện, social,..) đều được kết nối với một CRM duy nhất. Ngoài ra, hệ thống CRM còn được tích hợp tính năng trò chuyện và thảo luận trực tuyến. 
  • Tìm kiếm thông tin trên CRM nhanh và dễ dàng.


Với việc cho phép người dùng lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng, đồng thời tích hợp chức năng gọi điện, emails, trò chuyện,... CRM được xem là tính năng hữu ích nhất mà Bitrix24 đã tạo ra.



Lên hóa đơn từ xa với Bitrix24 


Bước 10: Mang những cuộc đối thoại với khách hàng lên nền tảng trực tuyến


Khi đã có hệ thống CRM, bạn cần tối ưu hóa hệ thống này của mình. Một số tính năng mà Bitrix24 có thể hỗ trợ bạn: 


  • Nhận và điều hướng cuộc gọi hoàn toàn tự động, theo những quy luật mà người dùng cài đặt sẵn.
  • Cho phép gọi điện trên giao thức IP.
  • Ghi lại chi tiết các số liệu sau mỗi cuộc gọi.


Với chức năng này, Bitrix24 sẽ biến đội ngũ bán hàng trở thành một tổng đài gọi điện chuyên nghiệp, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thông tin và khách hàng quan trọng nào.


Cơ hội nâng cấp mô hình làm việc từ xa với ưu đãi đến 40% từ Bitrix24


Để chào đón một năm 2021 làm việc đầy hứng khởi, Bitrix24 đang thực hiện chương trình ưu đãi giảm giá đến 40% cho tất cả các gói ở cả 2 phiên bản Cloud và On-premise.



Ở phiên bản Cloud, người dùng có thể mở khóa các tính năng như bộ đếm thời gian trực tuyến, hỗ trợ khách hàng ưu tiên, marketing CRM và truy cập vào các báo cáo công việc cũng như các công cụ kinh doanh khác. Phiên bản này hiện đang được giảm giá 40% cho tất cả các gói có thời hạn 2 năm. 


Còn ở On-premise, một phiên bản phù hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, người dùng có thể tiết kiệm được 10% so với giá bình thường. 


Lưu ý: Cơ hội cuối cùng để tận hưởng mức giá ưu đãi này sẽ kết thúc vào ngày 31/12/2020. Để biết thêm về danh sách ưu đãi cũng như chi tiết về chương trình giảm giá của Bitrix24, vui lòng truy cập vào đây.


Trúc Quyên / Advertising Vietnam