Sáng tạo nội dung không chỉ là công việc của một người. Nó bao gồm một chuỗi các nhiệm vụ khác nhau như nghiên cứu, viết, soát lỗi, kiểm tra tính chính xác, duyệt bài và chính thức đăng tải trên các nền tảng như blog, website hay mạng xã hội. Để kiểm soát tốt các nhiệm vụ đó, content creator cần có một quy trình sáng tạo nhất quán, hay còn gọi là content workflow.
3 lí do cần có quy trình sáng tạo
Quy trình sáng tạo nội dung về căn bản là những bước cần làm, những công cụ cần có để đảm bảo công việc sáng tạo được diễn ra một cách suôn sẻ. Lưu ý, quy trình làm việc sẽ thay đổi tùy vào loại nội dung. Bài đăng mạng xã hội và bài viết trên blog sẽ ứng với những quy trình khác nhau.
Thay vì mỗi người có một quy trình riêng, cả nhóm cùng thống nhất một quy trình sáng tạo sẽ đem lại nhiều hiệu quả, bao gồm Tăng năng suất, Giảm thiểu sai sót, Tăng cường hợp tác tại nơi làm việc.
Thay vì mỗi người có một quy trình riêng, cả nhóm cùng thống nhất một quy trình sáng tạo sẽ đem lại nhiều hiệu quả.
Những thành phần cơ bản của quy trình sáng tạo nội dung
Hệ thống các bước
Cần xác định các bước cần thiết trong quy trình sáng tạo nội dung:
- Lên chiến lược
- Lập kế hoạch
- Thực thi
- Đánh giá
- Xuất bản
- Phân tích lại sản phẩm
Dựa vào 6 bước căn bản này, người sáng tạo nội dung có thể bổ sung hoặc linh hoạt thay đổi thứ tự của các bước tùy vào loại nội dung và kênh truyền tải là gì.
Con người
Để quản lý quy trình sáng tạo, cần có những người “chơi” chính tham gia vào quá trình này. Mỗi người sẽ nắm chính một vai trò trong 6 bước quản lý công việc sáng tạo ở trên. Ví dụ, chiến lược gia (strategist) thì sẽ lên chiến lược sáng tạo, người viết (writer) sẽ chịu trách nhiệm thực thi, biên tập viên (editor) sẽ bình luận và chỉnh sửa để cho ra sản phẩm hoàn hảo nhất và người quản lý (manager) sẽ nắm tổng các bước trên.
Người viết (writer) sẽ chịu trách nhiệm thực thi, biên tập viên (editor) sẽ bình luận và chỉnh sửa để cho ra sản phẩm hoàn hảo nhất.
Công cụ
Quản lý quy trình sáng tạo nội dung cũng có nghĩa là quản lý hệ công cụ sáng tạo. Các sản phẩm kia phải được tạo, chỉnh sửa, chia sẻ, lưu trữ ở một nền tảng nào đó. Chẳng hạn, hệ thống quản lý nội dung như CMS Hub là công cụ cần thiết để xuất bản các bài đăng. Canva và Adobe Photoshop là những công cụ tuyệt vời cho thiết kế. Grammarly là công cụ nổi tiếng để nhận chỉnh sửa về câu cú và ngữ pháp.
Canva là một trong những app thiết kế phổ biến.
Thiết lập một quy trình sáng tạo nội dung
Con người, quy trình và công cụ là những yếu tố cần có của một content workflow. Và dưới đây là 4 bước để thiết lập một quy trình sáng tạo.
Bước 1: Xác định loại nội dung
Đầu tiên cần biết rõ mình sẽ tạo ra cái gì. Nó là một bài đăng trên mạng xã hội, hay là một bản tin, một bài viết trên website? Với mỗi loại nội dung khác nhau, cần lường trước những quy trình khác nhau để tối ưu hóa công việc và sản phẩm đầu ra.
Với mỗi loại nội dung khác nhau, cần lường trước những quy trình khác nhau.
Bước 2: Sắp xếp thứ tự công việc
Từ 6 bước căn bản kể trên, người làm sáng tạo nội dung có thể tùy vào thể loại để sắp xếp lại từng bước. Ví dụ, quy trình tạo ra một bài đăng trên blog sẽ gồm các bước sau: Lên chiến lược → Lập kế hoạch → Thực thi → Chỉnh sửa → Xuất bản → Phân tích.
Bộ quy trình gồm 6 bước này sẽ còn được mở rộng, bao gồm thêm các công đoạn như kiểm tra SEO, nghiên cứu tính cách người mua, nghiên cứu từ khóa, thêm hình ảnh và các liên kết,....
Từ 6 bước căn bản kể trên, người làm sáng tạo nội dung có thể tùy vào thể loại để sắp xếp lại từng bước.
Bước 3: Phân công nhiệm vụ
Sau khi đã có các nhiệm vụ, đã đến lúc quyết định ai sẽ thực hiện chúng. Đây là lúc xác định ai là người có năng lực, họ có phù hợp với vai trò này không và nhóm sáng tạo đang bị thiếu hay thừa người.
Ví dụ:
Lập chiến lược- Nhà chiến lược nội dung
Lên kế hoạch - Planner
Viết - Copywriter
Chỉnh sửa - Editor
Xuất bản - Manager
Bước 4: Đặt mốc thời gian
Để xác định lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, hãy tham khảo ý kiến của những người chịu trách nhiệm chính. Ví dụ, hãy hỏi content writer xem họ mất bao lâu để viết 500 từ hoặc 2500 từ? Việc này sẽ giúp tránh được tình trạng quá tải ở nhân viên và cũng giúp người quản lý dễ phân công khối lượng bài vở, dễ kiểm soát được thời hạn hoàn thành.
Ví dụ:
Lập chiến lược- Nhà chiến lược nội dung - 1 ngày
Lên kế hoạch - Planner - 2 ngày
Viết - Copywriter - 30 phút
Chỉnh sửa - Editor - 15 phút
Xuất bản - Manager - 10 phút
Để xác định lượng thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ, hãy tham khảo ý kiến của những người chịu trách nhiệm chính.
Công việc sáng tạo nội dung không hề dễ dàng. Để dễ quản lý thì cần có một quy trình làm việc nhất quán, kết hợp nhuần nhuyễn giữa những người tham gia vào công việc sáng tạo. Bằng cách làm việc theo quy trình này, dù ở trong tình huống sát deadline, nhân sự vẫn có thể gia tăng năng suất, giảm mắc lỗi và cải thiện tính hợp tác tại nơi làm việc.
Theo Hubspot
Hằng Trần/Advertising Vietnam
