6 Phương pháp giúp môi trường làm việc trở nên tích cực hơn

Bạn đang gặp khó khăn trong việc tạo nên một môi trường công sở tích cực nhằm mục tiêu thúc đẩy năng suất làm việc và kết nối nhân viên trong công ty? Một vài lời khuyên dưới đây có thể sẽ mang đến cho bạn nhiều thông tin bổ ích, giúp bạn xây dựng được tinh thần tập thể gắn kết và phát triển các mối quan hệ tại nơi làm việc.

Trong bối cảnh các nhân viên văn phòng hiện nay đang ngày càng bận rộn trước màn hình máy tính và hiếm khi có cơ hội để tương tác trực tiếp với nhau, việc tạo ra một môi trường công sở tích cực sẽ giúp nhân viên cảm thấy tràn đầy năng lượng mỗi khi làm việc. Điều này góp phần mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc và cải thiện sự giao tiếp giữa mọi người trong công ty. 

Quy trình nhập môn phù hợp

Nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực cho biết có đến một nửa số nhân viên nhiều kinh nghiệm đã nghỉ việc chỉ sau 18 tháng nhậm chức, trong khi đó đối với những nhân viên được trả lương theo giờ, tỷ lệ này là 4 tháng. Điều này cho thấy các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến việc xây dựng một chương trình đào tạo nhập môn phù hợp để các nhân viên mới cảm thấy được chào đón và hòa hợp với công ty ngay từ ban đầu. 

Hãy tạo mọi cơ hội để các nhân viên mới có thể giao lưu và kết nối với những đồng nghiệp xung quanh

Dĩ nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân lực để tổ chức các chương trình đào tạo nhân viên mới kéo dài nhiều tháng, tuy nhiên các “tân binh” cũng cần một khoảng thời gian, ít nhất là 2 tuần, để có thể hòa nhập với công ty. Trong thời gian này, nhân viên mới có thể quan sát các nhân viên kỳ cựu thực hiện công việc của họ, được phép tham dự các cuộc họp khác nhau hoặc được kèm cặp bởi người hướng dẫn riêng - giúp họ giải đáp mọi thắc mắc về quy trình làm việc của công ty. 

Nhìn chung, hãy tạo mọi cơ hội để các nhân viên mới có thể giao lưu và kết nối với những đồng nghiệp xung quanh. Không phải ai cũng đủ hướng ngoại và tự tin để chủ động kết bạn với người khác khi bước vào một môi trường mới, vì thế các công ty nên tạo mọi điều kiện để quá trình hòa nhập của nhân viên trở nên thuận lợi hơn. 

Minh bạch trong giao tiếp

Nhân viên phải luôn được cảm thấy rằng tiếng nói của họ mang trọng lượng và có giá trị trong công ty, vì đó là cách tốt nhất để họ thấy rằng ý kiến của mình thực sự ảnh hưởng đến cách công ty vận hành. Chương trình đào tạo ban đầu nên có những thông tin giúp nhân viên mới có được một cái nhìn rõ ràng về triết lý, sứ mệnh và giá trị của công ty. Ngoài ra, các nhân viên kỳ cựu cũng được nhắc lại về ý nghĩa của công việc mà họ đang làm thông qua hoạt động này.

Xây dựng một hệ thống giao tiếp minh bạch sẽ thúc đẩy sự tin tưởng giữa quản lý và nhân viên trong môi trường làm việc

Xây dựng một hệ thống giao tiếp minh bạch giữa nhân viên và quản lý cũng thúc đẩy sự tin tưởng và gắn bó trong môi trường làm việc, vì nhân viên có thể đề xuất ý kiến và đưa ra những lời phê bình mang tính xây dựng, giúp công ty phát triển toàn diện. Và điều này chỉ có thể xảy ra nếu tiếng nói của nhân viên được công ty chú ý lắng nghe và nghiêm túc thực hiện.

Giao tiếp minh bạch cũng có thể ngăn ngừa được những hiểu lầm và xích mích không đáng có thường xảy ra tại nơi làm việc. Hãy truyền đạt rõ ràng những yêu cầu và kỳ vọng của bạn về công việc ngay từ lúc bắt đầu để đảm bảo nhân viên nhận thức được trách nhiệm cũng như những gì họ cần phải làm để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bằng cách kết hợp những yếu tố rõ ràng, trung thực và cởi mở trong giao tiếp, công ty có thể giảm thiểu được đáng kể những sai lầm mà các nhân viên thường mắc phải.

Xây dựng tinh thần tập thể

Nuôi dưỡng tinh thần đồng đội tại nơi làm việc là điều vô cùng quan trọng để xây dựng nên văn hóa làm việc tập thể. Khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, mọi người đều trở nên hòa đồng hơn và tinh thần làm việc của họ cũng lên cao hơn. Tuy nhiên, tầm quan trọng của việc xây dựng tinh thần tập thể chỉ thực sự được thể hiện vào những thời điểm khó khăn, khi mà cả nhóm cần phải cùng nhau giải quyết mọi vấn đề đang xảy ra thay vì mất đoàn kết và dẫn đến chia rẽ.

Hãy tìm cách kết hợp các hoạt động team-bonding vào môi trường làm việc để thúc đẩy tinh thần đồng đội ở công ty. Những hoạt động này có thể chỉ là những sự kiện quy mô nhỏ như tổ chức tiệc sinh nhật hoặc các buổi tiệc kỷ niệm ở công ty và cũng có thể là những sự kiện quy mô lớn chẳng hạn như các khóa thiền tịnh hoặc tiệc mừng cuối năm. Đây là những cơ hội cho phép các nhân viên phát triển mối quan hệ thân thiết với đồng nghiệp và giúp họ cảm thấy như là một phần của cả nhóm, thay vì chỉ là một cái tên đơn điệu trong danh sách nhân viên.

Tuy nhiên, hãy cố gắng tránh hiện tượng tâm lý có tên “Tư duy tập thể” (Groupthink). Tư duy tập thể xảy ra khi một nhóm người muốn duy trì sự hòa thuận trong nhóm, họ không muốn gây ra xung đột và do đó họ thường đưa ra những quyết định dựa trên ý kiến số đông. Điều này dẫn đến việc các nhân viên thường xuyên ủng hộ những ý tưởng không hợp lý và thiếu sáng suốt. Vì vậy, hãy cân bằng giữa việc xây dựng tinh thần tập thể và khuyến khích những ý tưởng cá nhân.

Hiện tượng tâm lý "Groupthink" sẽ dẫn đến những quyết định thiếu sáng suốt và cản trở sự phát triển của công ty

Thực hiện việc kiểm tra thường xuyên

Tiến hành kiểm tra thường xuyên để đánh giá tiến độ công việc và giúp nhóm nhân viên giải quyết các vấn đề cấp bách cũng là một cách để xây dựng nên môi trường làm việc tích cực. Một bài báo năm 2014 của công ty phân tích tài chính Mỹ - Gallup đã xác định ba cách để các nhà quản lý tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả. Một là cùng tham gia vào dự án làm việc của nhân viên; hai là giúp nhân viên xác định những dự án cần được ưu tiên và đặt mục tiêu cho họ; cuối cùng là yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm về hiệu suất làm việc. Việc kiểm tra nhân viên thường xuyên giúp các nhà quản lý thực hiện được ba vấn đề trên cùng một lúc, qua đó cải thiện đáng kể hiệu quả giao tiếp nơi làm việc. 

Việc theo dõi thường xuyên cũng mang đến nhiều lợi ích trong việc thúc đẩy sự gắn bó của nhân viên với công ty. Chee Tung Leong, CEO của start-up công nghệ nhân sự EngageRocket gợi ý rằng nên tiến hành kiểm tra hằng ngày với nhóm của bạn để đánh giá nhóm đã làm được gì vào ngày hôm trước cũng như chuẩn bị kế hoạch cho những việc cần làm vào ngày hôm nay. Ngoài ra, nhờ vào việc này, người quản lý có thể giúp các nhân viên giải quyết những vấn đề khẩn cấp, qua đó phát triển được mối quan hệ giữa hai bên. Chee Tung khẳng định: “Chỉ bằng một việc đơn giản không những giúp nhân viên cải thiện được năng suất làm việc mà còn thúc đẩy động lực của họ, bởi vì điều đó tạo cho họ cảm giác cấp trên đang thực sự giúp mình giải quyết vấn đề.”

Theo dõi tiến độ làm việc thường xuyên để đưa ra những biện pháp hỗ trợ kịp thời và thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên

Xây dựng một môi trường làm việc thoải mái

Văn phòng phải là một nơi thoải mái để nhân viên có thể tập trung làm việc mà không bị phân tâm. Hãy cân nhắc đầu tư vào môi trường công sở những nội thất chuyên dụng cho văn phòng giúp người lao động cảm thấy thoải mái hơn khi ngồi làm việc. Ngoài ra, nội thất chuyên dụng còn mang lại nhiều lợi ích sức khỏe khác, chẳng hạn như ghế ngồi văn phòng được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ cột sống và các đốt xương khác của người dùng, giúp hạn chế những cơn đau lưng trên và lưng dưới. 

Văn phòng phải là một nơi thoải mái để nhân viên có thể tập trung làm việc mà không bị phân tâm

Nhân viên sẽ không thể đạt hiệu quả và năng suất tối đa nếu không cảm thấy thoải mái khi ngồi vào bàn của mình, đặc biệt là những công việc yêu cầu người lao động phải ngồi một chỗ hơn 8 tiếng trong ngày. Nếu nhân viên thấy rằng bạn đã cố gắng tạo ra một môi trường làm việc tốt nhất có thể, họ sẽ có xu hướng làm việc chăm chỉ và năng suất hơn. 

Ghi nhận và khen thưởng xứng đáng

Trong tâm lý học hành vi, khái niệm Củng cố tích cực có nghĩa là đưa ra sự khen thưởng sau khi một đối tượng thể hiện được kết quả tốt, điều này sẽ khiến họ có động lực để thực hiện điều đó thường xuyên hơn. 

Mặc dù văn phòng không phải là nơi phù hợp để áp dụng các hình thức thử nghiệm xã hội nhưng khen thưởng cho nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc của mình sẽ mang đến nhiều lợi ích trong tương lai. Nhân viên sẽ cảm thấy được khích lệ bởi những phản hồi tích cực và điều đó thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn để nhận được những phần thưởng tương tự, bất kể đó là gì. Hành vi củng cố tích cực này về lâu dài sẽ mang đến nhiều lợi ích cho công ty, vì nhân viên sẽ có nhiều động lực để tiến xa hơn trong công việc của mình.

Khen thưởng cho nhân viên khi họ hoàn thành tốt công việc về lâu dài sẽ mang đến nhiều lợi ích cho công ty

Phần thưởng không nhất thiết phải được trao bằng tiền mặt, chỉ cần một lời ngợi khen đến từ cấp trên cũng có thể tăng sự tự tin và động lực của nhân viên. Ai cũng muốn được đánh giá cao tại chính nơi mà họ đang làm việc, do đó, việc khen thưởng cho nhân viên vào đúng thời điểm cũng có thể giúp họ nhận ra rằng nỗ lực của mình đã được quản lý cấp cao công nhận. 

Tóm lại, sáu phương pháp ở trên chính là những lời khuyên hữu ích mà các doanh nghiệp nên lắng nghe và cân nhắc. Một môi trường làm việc hiệu quả sẽ mang đến rất nhiều lợi ích cho hoạt động của công ty, vì thế hãy cố gắng áp dụng và kết hợp những phương pháp này để đạt được kết quả tốt nhất. 

Đức Nguyễn / Advertising Vietnam

Theo HiveLife