Đi tìm lời giải cho “bài toán” giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp

Việc sử dụng các ứng dụng nhắn tin để giao tiếp trong công việc dần trở nên phổ biến, song, những tiện lợi của các ứng dụng OTT này mang lại có thực sự giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán liên quan đến chất lượng dịch vụ, hiệu suất công việc, cũng như năng lực bảo mật? Hãy cùng đi tìm lời giải!

Mặt trái khi sử dụng ứng dụng nhắn tin cá nhân trong công việc

“Nhiều nhân viên nghỉ việc đột ngột kéo theo khách hàng của công ty cũng mất đi do mất kiểm soát quá trình bàn giao công việc. Trong khi đó, ban lãnh đạo công ty không thể ngừng sử dụng các ứng dụng OTT khi khách hàng đã quá quen với cách làm việc cũ.”, ông Nguyễn Hải Tâm, Chủ tịch công ty Tâm An chia sẻ vấn đề phát sinh khi sử dụng ứng dụng nhắn tin (OTT) để quản lý dự án.

Gặp phải tình trạng tương tự, ông Nguyễn Hải Minh, Giám đốc điều hành công ty Wisdom cho biết việc để cho nhân viên tư vấn chăm sóc khách hàng mà không có sự kiểm soát chặt chẽ rất dễ làm tổn thương doanh nghiệp khi khách hàng than phiền về chất lượng tư vấn. Không những vậy, khi nhân sự nghỉ việc nhưng không bàn giao kỹ càng, khách hàng cũng sẽ đánh giá thấp chất lượng dịch vụ của công ty, ảnh hưởng đến quyết định sử dụng lại dịch vụ của họ.

"Để đối phó với vấn đề này, ban lãnh đạo quyết định trực tiếp tư vấn cho một số khách hàng quan trọng nhưng đây cũng chỉ là giải pháp ngắn hạn vì khi quy mô công ty lớn hơn, chúng tôi không thể có đủ thời gian để tự mình chăm sóc từng khách hàng chu đáo", ông Minh cho biết.

Ngoài ra, các doanh nghiệp phải đối phó với tình trạng mất tập trung của nhân sự khi tin nhắn cá nhân xen lẫn với công việc cũng như rủi ro mất mát dữ liệu, thông tin có tính bảo mật khi sử dụng các ứng dụng OTT miễn phí trong hoạt động giao tiếp, trao đổi thông tin. Số liệu của Ngân hàng Thế giới năm 2019 chỉ ra năng suất lao động của nhân sự Việt Nam chỉ cao hơn Campuchia và thấp hơn các nước còn lại trong khu vực Đông Nam Á. Nếu so với nước có năng suất lao động cao nhất trong Đông Nam Á là Singapore, năng suất của người Việt chỉ tương đương chưa đến 8% tính theo sức mua tương đương.

Giải quyết bài toán khó trong giao tiếp nội bộ cho doanh nghiệp

“Điều khó nhất của chuyển đổi số không phải là bỏ nhiều tiền để mua giải pháp siêu hiện đại mà là phải chọn ứng dụng phù hợp với doanh nghiệp, đồng thời kết hợp với quyết tâm của ban lãnh đạo để tăng năng suất của doanh nghiệp. Thói quen của nhân viên sẽ không bao giờ thay đổi nếu ban điều hành không tự thay đổi trước.", ông Phan Hải - Giám đốc điều hành Xanh Marketing. Ông Hải cho biết sau 3 năm áp dụng các nền tảng công nghệ quản lý công việc chuyên nghiệp, hiệu suất của công ty với gần 100 nhân sự đã phát triển rõ rệt.

Hiện nay, nhiều tập đoàn lớn của Việt Nam đã đầu tư để sử dụng các phiên bản cao cấp có trả phí của các hãng công nghệ lớn như Microsoft, Google, Facebook Workplace hoặc tự xây dựng các ERP với module chat riêng dành cho nội bộ để kiểm soát rủi ro thông tin. Tuy nhiên, đây lại là bài toán khó nhằn hơn nhiều đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) vì vấn đề ngân sách eo hẹp khi số tiền bỏ ra để sử dụng các nền tảng công nghệ lớn trên toàn cầu có bản quyền với đầy đủ tính năng có thể chiếm đến 50% chi phí hoạt động mỗi năm của SMBs. Song song đó, bản thân SMBs phải đầu tư để nhân sự thích nghi, thúc đẩy văn hóa sử dụng công nghệ trong doanh nghiệp.

Theo thống kê, hiện tại có hơn 95% doanh nghiệp đang hoạt động tại Việt Nam có quy mô vừa và nhỏ, thậm chí là siêu nhỏ. Chính vì vậy, nhiều ứng dụng công nghệ trong và ngoài nước như Base, Gapo, Trello, Monday, Chatwork đều đã bắt đầu thâm nhập thị trường Việt Nam, hướng đến phát triển thị phần trong phân khúc các ông lớn còn bỏ ngỏ.

Chatwork không chỉ đào tạo sàn phẩm mà còn đào tạo văn hóa Horenso cho doanh nghiệp sử dụng

Không chỉ đơn thuần bán giải pháp, bản thân các ứng dụng quản lý công việc, nhóm chat nội bộ nói trên còn phải triển khai các chương trình đào tạo, hướng dẫn cho doanh nghiệp Việt để tạo thêm giá trị gia tăng, tạo ra lợi thế cạnh tranh riêng. Đơn cử như nền tảng Chatwork từ Nhật Bản đào tạo miễn phí cho các công ty khách hàng về Horenso - văn hóa làm việc năng suất nổi tiếng của người Nhật hay Microsoft Teams cũng tài trợ cho các tổ chức giáo dục dạy học trực tuyến trong thời kỳ phong tỏa năm 2021.

“Công nghệ sinh ra để quản lý công việc thuận tiện hơn nhưng cũng tạo ra rủi ro từ chính người sử dụng. Chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ mà nên bắt đầu từ chính sự chuyển đổi con người, văn hóa doanh nghiệp”, ông David Nguyễn - Giám đốc điều hành công ty BCP đúc kết.