Không chỉ dành cả thanh xuân để họp, nhân sự agency còn phải chiến đấu mỗi ngày để book phòng

Với khối lượng công việc khổng lồ, nhân sự tại các công ty thường dành phần lớn thời gian của mình để họp. Đặc biệt, tại các agency nơi các nhân sự cùng lúc phải đảm đương nhiều dự án của các khách hàng khác nhau, việc họp còn diễn ra thường xuyên hơn nhằm đảm bảo tiến độ công việc và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các team và giữa agency - client. 

Nhân sự agency dành cả thanh xuân để… họp

Trung bình, các nhân sự agency dành 2 - 4 tiếng để họp, tương đương ⅓ khoảng thời gian làm việc mỗi ngày. Các buổi họp thường sẽ xoay quanh các nội dung liên quan đến quá trình pitching như nhận brief, brainstorm idea, feedback - revise, present và report. Theo chị Quỳnh Nhiên - PR Executive tại Dentsu Creative, không phải lúc nào mọi vấn đề đều được giải quyết gọn gàng trong một buổi họp dù kéo dài 2 tiếng. “Những buổi họp brainstorm idea thường xuyên bị kéo dài bởi áp lực trong việc đưa ra một idea chất lượng trong thời gian ngắn. Tổng số lượng các cuộc họp cho quá trình brainstorm có thể kéo dài trong vài ngày, thậm chí đến vài tuần để đưa ra những ý tưởng và phương án tối ưu nhất cho khách hàng.”

Các buổi họp brainstorm thường chiếm nhiều thời gian của nhân sự agency

Còn đối với chị Hương Nguyễn - Senior Account Executive tại Xanh Marketing, bên cạnh những buổi họp với team nội bộ, nhân sự agency còn có nhiều buổi họp khác với khách hàng và đối tác. Những buổi họp này buộc nhân sự phải di chuyển đến văn phòng của khách hàng/đối tác nên sẽ mất thêm thời gian di chuyển, làm ảnh hưởng đến quỹ thời gian làm việc của nhân sự. “Những buổi họp với khách hàng sẽ mất trung bình 2-4 tiếng nếu tính luôn cả thời gian di chuyển. Trong khoảng thời gian họp, các nhân sự cần phải tập trung 80-90% vào buổi họp, gần như tất cả các thiết bị và nội dung không liên quan cần phải được dẹp sang một bên. Chính vì thế, mình khó có thể hoàn thành các task gấp hay phản hồi ngay lập tức với sếp, đồng nghiệp và các khách hàng khác, dẫn đến công việc bị trì trệ.”

Theo chị Hương Nguyễn, các buổi họp đòi hỏi nhân sự phải tập trung cao độ, tránh bị xao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài

Việc thường xuyên họp và trao đổi ý kiến có thể giúp các bên hiểu ý nhau hơn, từ đó cải thiện chất lượng công việc. Tuy nhiên, hầu hết các nhân sự đều đồng ý rằng “không phải cứ họp nhiều là sẽ chất lượng”. Thay vào đó, những nhà quản lý dự án có thể kiểm soát dựa trên file cập nhật tiến độ công việc và chỉ tổ chức họp khi thật sự cần thiết vì team cũng cần thời gian để làm việc. 

Trong quỹ thời gian làm việc gói gọn 8 tiếng, bên cạnh việc họp, các nhân sự agency còn vô vàn những công việc khác cần phải xử lý. Thời gian và số lượng buổi họp bị kéo dài hay liên tục có những buổi họp phát sinh chồng chéo nhau khiến họ phải ưu tiên giải quyết các vấn đề bên ngoài. Cuối cùng, nhân sự đành‌ phải tăng ca đến khuya để có thêm thời gian hoàn thành những công việc cá nhân.

Khi việc book phòng họp trở thành một “cuộc chiến” 

Tuỳ thuộc vào quy mô mà các công ty sẽ có kế hoạch bố trí phòng họp cho nhân sự thuận tiện hơn trong quá trình làm việc. Mỗi công ty sẽ có hình thức khác nhau để nhân sự đặt lịch họp và cập nhật tình trạng phòng vào các khung giờ trong ngày. Tại Dentsu Creative nơi chị Quỳnh Nhiên đang làm việc, các nhân sự từ nhiều công ty sẽ thực hiện book và theo dõi tình trạng phòng họp thông qua hệ thống chung của tập đoàn. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc book phòng họp cũng diễn ra suôn sẻ. “Đôi lúc hệ thống công ty gặp trục trặc, mất kết nối nên không thể kiểm tra được chính xác tình trạng phòng họp. Trong một số trường hợp khi cần họp gấp, các team sẽ linh hoạt đến trực tiếp để check phòng trống rồi vào họp luôn thay vì thực hiện theo quy trình trên hệ thống. Có lần, team mình đang họp bên trong thì có một team khác vào. Lúc ấy, cả hai team đều cần họp gấp và cả tập đoàn chỉ còn duy nhất một phòng họp trống nên đã xảy ra tình trạng cự cãi, không ai chịu nhường ai vì ‘trên hệ thống không thấy ai book’. Bên cạnh đó, cũng có nhiều trường hợp nhân sự book phòng nhưng không họp. Điều này cũng khiến mình cảm thấy khó xử và đau đầu mỗi khi tìm địa điểm họp”, chị Quỳnh Nhiên chia sẻ.

Chị Anh Thư - Digital Copywriter tại PMAX chia sẻ: “Hiện tại, công ty mình có trên 5 phòng họp và các khuôn viên xung quanh cũng khá yên tĩnh để có thể tận dụng ngồi lại và trao đổi nhanh. Tuy nhiên, cũng có những lúc số lượng phòng họp không thể đáp ứng nhu cầu họp ‘khổng lồ’ của nhân sự. Giải pháp lúc này là đề nghị các team khác nhường phòng hoặc thay đổi giờ họp nếu cuộc họp đó không quá gấp hay có mức độ ưu tiên cao. Tuy nhiên, khả năng ‘giành’ được phòng khá… hên xui vì ai cũng có vấn đề quan trọng cần giải quyết. Việc tìm kiếm một không gian thay thế có đủ trang thiết bị và đảm bảo điều kiện cách âm như trong phòng họp cũng rất khó. Trong trường hợp vẫn không có phòng hay khung giờ mong muốn, mình đành phải ‘ngậm ngùi’ chuyển sang họp online để đảm bảo tiến độ công việc.”

"Việc tìm kiếm một không gian thay thế có đủ trang thiết bị và đảm bảo điều kiện cách âm như trong phòng họp cũng rất khó", chị Anh Thư chia sẻ

Nhân sự agency và muôn kiểu thích nghi với tình trạng thiếu phòng họp

Trước tình trạng thiếu phòng họp, đa phần các nhân sự sẽ lựa chọn giờ họp khác hoặc linh hoạt trao đổi, đưa ra đề nghị nhường phòng tùy theo mức độ quan trọng của buổi họp. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp bất khả kháng buộc các nhân sự phải họp ở một địa điểm khác. Đối với những cuộc họp mang tính chất nội bộ và có thể trao đổi nhanh, các nhân sự có thể linh hoạt họp ở mọi lúc, mọi nơi, từ pantry, sân thượng, cầu thang hay thậm chí là… bãi giữ xe nếu như không gian đó không quá đông người.

Chị Quỳnh Nhiên bày tỏ: “Mình từng có một buổi họp đánh giá hiệu suất làm việc tại sảnh chung của tòa nhà, hay làm việc và họp team nội bộ tại… phòng ăn. Các cuộc họp này thường diễn ra khá nhanh chóng vì thời gian có hạn, đồng thời chỉ có một máy tính để trình chiếu. Theo mình, những địa điểm này khá bất tiện vì có rất nhiều người qua lại, làm ảnh hưởng đến chất lượng và tính riêng tư của buổi họp.”

Các công ty có quy mô và số lượng nhân sự lớn thường lâm vào cảnh "cháy" phòng họp

Chị Hương Nguyễn cho biết bản thân đã từng lâm vào một tình huống khó xử khi phải họp ngay tại không gian làm việc chung của cả công ty. “Đôi lúc, trong trường hợp bất khả kháng, mình sẽ mượn không gian bàn làm việc của một nhân sự để ngồi lại và trao đổi nhanh. Điều này vô tình gây ảnh hưởng đến sự tập trung của những người xung quanh, nhân sự tham gia buổi họp cũng cảm thấy ngại và không dám chia sẻ thoải mái và tích cực”, chị Hương Nguyễn nói thêm.

Với xu thế Hybrid Working, nhiều công ty đã lựa chọn hình thức họp online như một giải pháp để các nhân sự có thể trao đổi công việc mà không cần đến văn phòng, từ đó cũng hạn chế tình trạng thiếu phòng họp. Chị Anh Thư cho biết, vì công ty áp dụng chế độ làm việc tại nhà 2 ngày/tuần nên việc họp online khá phổ biến đối với nhân sự công ty. Hình thức này tạo sự thuận tiện cho những người tham gia họp vì có thể trao đổi nhanh chóng với đồng nghiệp hoặc khách hàng từ mọi nơi, thậm chí là cả nước ngoài. Tuy nhiên, hình thức họp online cũng tồn tại một số nhược điểm như tình trạng mạng kém hay một số nhân sự chọn không gian họp tại quán cà phê nên dễ lẫn tạp âm, gây ồn ào làm ảnh hưởng đến chất lượng buổi họp.

Hình thức họp online mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng gây ra bất tiện nếu không được đảm bảo về đường truyền và âm thanh

Minh hoạ: Huy Mai

Nội dung: Thảo Vy