Đấu thầu dự án (pitch) là cuộc chiến căng thẳng giữa của các agency tham gia, ở đó người thể hiện năng lực tốt nhất sẽ là người chiến thắng. Với độ cạnh tranh cao và cơ hội chỉ có một, nhân sự agency khi tham gia pitching cần lưu ý những điều gì để “đánh một lần” là thắng? Hãy cùng Advertising Vietnam lắng nghe kiến thức pitching rút ra từ trải nghiệm thực tế của các nhân sự tại Vero, ADT Creative Marketing Agency, Mango Digital Agency, Pencil Group, DDB Vietnam nhé! 

Ngẫm kĩ lại thì, pitching chính xác là gì?

Pitching hay còn gọi là buổi đấu thầu dự án, là không gian cạnh tranh giữa các agency để có được quyền đảm nhận và phụ trách dự án cho doanh nghiệp. Chị Hoàng Yến - PR Account Manager tại Vero chia cách hiểu agency theo hai góc nhìn: 

• Ở góc độ agency (công ty truyền thông), pitching là cơ hội chứng minh năng lực dựa vào mức độ am hiểu thị trường, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và thấu hiểu đối tượng mục tiêu.
• Ở góc độ client (doanh nghiệp/thương hiệu), pitching là dịp tìm ra agency phù hợp nhất trong việc thực hiện chiến dịch truyền thông hoặc trở thành đối tác truyền thông của thương hiệu trong thời gian tới.

Khi hiểu về pitching, nhân sự cần xác định đây là sự kiện mở ra mối quan hệ hợp tác tiềm năng và lâu dài, thay vì ngắn hạn hay chỉ hợp tác trong một lần duy nhất. 

Một buổi pitching thường có sự góp mặt của đa dạng nhân sự, đảm nhận các nhiệm vụ riêng và cũng biết nhuần nhuyễn phối hợp để agency có được màn thể hiện tốt nhất trước client. Chị Quỳnh Anh - Media & Influencer Specialist tại Vero cho rằng, tùy vào brief và dạng khách hàng mà agency sẽ phân bổ nhân sự phù hợp để làm proposal. Thông thường, một buổi pitching sẽ cần nhân sự của 3 team chính:

• Nhân sự team Account: Kết nối giữa client và các đội nhóm trong agency. 
• Nhân sự team Planning: Phân tích các yếu tố thị trường và người tiêu dùng, từ đó định hướng chiến lược cho dự án. 
• Nhân sự team Creative: Phụ trách mảng sáng tạo nội dung, bao gồm mẫu thiết kế, hình ảnh, màu sắc, âm thanh, câu chữ nhằm truyền tải thông điệp thương hiệu và làm sâu sắc mối quan hệ với khách hàng trên mọi giai đoạn của hành trình gắn kết với thương hiệu. 

Theo Hoàng Yến, ngoài 3 team kể trên, một số proposal đặc biệt còn cần sự trợ đội ngũ Data & Insights để lắng nghe và phân tích những trao đổi của công chúng trên mạng xã hội về chủ đề cần theo dõi (social media listening), đo lường và phân tích các chỉ số liên quan của thị trường, thương hiệu và đối thủ. Team Media & Influencer Specialists cũng thường tham gia pitching để đề xuất chiến lược quan hệ báo chí phù hợp và đưa ra chiến lược làm việc với các influencers. 

Những công cụ phải có trong hộp “đồ nghề” mang đến buổi pitching

Tùy vào tính chất công việc, mỗi nhân sự khi tham gia pitching sẽ cần đến những kĩ năng chuyên biệt. Theo chị Nguyễn Ngọc Bích - CEO tại ADT Creative Marketing Agency, mỗi team khác nhau sẽ có những hộp “đồ nghề” khác nhau: 

• Team Account Management: Là nhân sự có trách nhiệm về tổng thể dự án và cũng là sợi dây kết nối giữa Client và Agency, team Account cần phải có kỹ năng thuyết trình tốt, giao tiếp tốt, khả năng thấu hiểu tâm lý khách hàng, quan sát “phản ứng” để đánh giá đúng mức độ hài lòng của khách với các nội dung đang trình bày. 

• Team Creative/Sản xuất: Công việc nghiêng về thiết kế và sản xuất các nội dung sáng tạo trên nhiều định dạng, nhân sự Creative cần có khả năng hiểu dự án, hiểu ý tưởng và biến chúng thành hoạt động thực thi. Ngoài ra, nhân sự team Creative cũng cần nắm vững cách thuyết trình và tương tác tốt với khách hàng.  

Nếu thuyết trình được xem là kĩ năng thiết yếu của các nhân sự agency, thì khả năng sử dụng và trau chuốt từ ngữ sẽ là nền tảng để làm chủ được buổi thuyết trình. Nhìn ở góc độ một copywriter, chị Minh Đoàn, Junior Copywriter tại DDB Vietnam cho rằng: “Khi viết thì bạn có thể sửa đi sửa lại để chọn lọc từ ngữ tốt nhất, nhưng khi nói thì bạn không sửa được những lời đã phát ra. Thời gian cho 1 buổi pitching không nhiều, và khối lượng bài để truyền tải khá lớn nên nhân sự agency luôn phải kiểm soát được mình đang nói gì, không được sa đà vào ‘kể chuyện’ lan man”. 

Trong khi đó, Hà Duy, Senior Designer tại Pencil Group, trình bày proposal đúng và hợp lại điều mà các nhân sự agency nên lưu ý. “Công việc không phải chỉ là trang trí hay sắp xếp nội dung một cách rõ ràng, mà phải xem mỗi slide là tầm nhìn - point of view của nội dung đó. Đôi khi nội dung chỉ trình bày ngắn gọn, nhưng hình ảnh nổi bật và đẹp mắt thì vẫn KH vẫn sẽ tò mò và phấn khích trước nội dung đó”, Hà Duy nói.

Để thiết kế hình ảnh đúng ý khách hàng, Hà Duy cho rằng nhân sự Artist phải tuân thủ các nguyên tắc sau: 

• Qui tắc 1: Đọc hiểu đúng content như ý tưởng lớn đã vạch ra. 
• Qui tắc 2: Không đánh lẻ, phải biết phối hợp tốt với các team khác để cho ra kết quả hình ảnh đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng. 
• Qui tắc 3: Khi thiết kế visual phải luôn nhớ đến mức ngân sách khách hàng có thể bỏ ra. 

Bên cạnh các kĩ năng riêng biệt, một buổi pitching còn yêu cầu quy trình phối hợp nhịp nhàng giữa các team tham gia. Theo chị Huyền Nhi - Junior Strategic Planner tại Pencil Group, qui trình đó sẽ diễn ra như sau: Team Account nhận brief khách hàng, đưa ra những nhận xét về tính khả thi trong quá trình triển khai và thực hiện, cũng như đưa ra những lời khuyên từ góc độ khách hàng – và cũng là người quyết định chi phí báo giá. Sau khi nhận brief từ account, nhân sự Planner sẽ lên định hướng chiến lược và kế hoạch chạy chiến dịch. Team Creative sẽ xem xét chiến lược và bắt tay vào việc nghĩ ý tưởng thực thi. 

Muốn quá trình đó trơn tru, ngoài những kĩ năng cá nhân thì các nhân sự tham gia pitching cần phải có khả năng teamwork. “Một buổi pitching thành công không chỉ đến từ một cá nhân nào mà là nỗ lực của cả tập thể. Ví dụ, mặc dù phần lên chiến lược là nhiệm vụ chính của team Planning, nhưng vẫn có thể được hai team Creative và Account hỗ trợ, đánh giá với những góc nhìn mới mẻ". 

Sổ tay 5 lưu ý khi tham gia pitching trực tuyến

Mặc dù các nhân viên đã quay lại văn phòng làm việc hậu Covid, pitching trực tuyến vẫn là một lựa chọn phổ biến của nhiều agency và các nhãn hàng. Theo Phương Vy, “cựu” Account Intern tại Mango Digital Agency, nhân sự cần lưu ý một số vấn đề sau khi tham gia pitching trực tuyến:

• Chuẩn bị proposal thật chỉn chu và mượt mà: Dù là pitching online hay offline thì cốt lõi buổi pitching vẫn nằm ở chiếc proposal hoàn chỉnh, logic và đầy đủ ý tứ. Riêng đối với pitching trực tuyến, proposal cần phải “điều chỉnh” lại sao cho ngắn gọn và cần nhấn nhá những phần quan trọng để tạo chú ý và tập trung cho client. 

• Kĩ năng thuyết trình quyết định thành công: Phần thuyết trình và khả năng dẫn dắt vào idea của từng team sẽ quyết định mức độ thành công của buổi pitching cả online lẫn offline. Khi đấu thầu trực tuyến, các team cần phải để ý nhiều hơn để bắt được nhịp độ trình bày của nhau. Nếu bị lệch nhịp, người trước người sau hay trình bày riêng lẻ thì khách hàng sẽ cảm thấy khó hiểu và không muốn “mua” idea đó nữa. 

• Luôn trong tư thế sẵn sàng trước camera: Hầu như các buổi pitching đều không lưu ý trước về việc có bật webcam hay không. Thế nhưng, nhân sự agency vẫn cần chuẩn bị quần áo tươm tất từ đầu đến chân, nhấn nhá một chút background thì lại càng tốt. Dù bật cam hay không thì chính sự chuẩn bị này sẽ giúp cho bản thân của chúng ta cảm thấy tự tin và chuyên nghiệp hơn khi trình bày.

• Tập trung cao độ: Khi ngồi cách nhau một màn hình, các nhân sự tham gia thường dễ bị sao nhãng và mất tập trung. Thêm nữa, pitching online nghĩa là bạn không nhìn được biểu cảm của khách hàng để mà “tùy cơ ứng biến”, vì thế các nhân sự cần sửa soạn một sự tập trung cao độ. Dùng cà phê và giấy bút để lưu lại các điểm cần trình bày hay cần chú ý sẽ giúp bạn tỉnh táo hơn. 

Xin cảm ơn các nhân sự tại các agency đã đồng ý tham gia buổi trò chuyện này và chia sẻ những trải nghiệm thú vị về quá trình làm việc tại nhà, cũng như kế hoạch sắp tới của mình với độc giả Advertising Vietnam! 

Các bạn có thể xem các bài viết cùng series tại đây.

Thực hiện: Advertising Vietnam

Content: Hằng Trần

Design: Đạt Đặng