Trước và sau 1/10: Agency làm việc thế nào, chuẩn bị trở lại ra sao?

REAL Agency Life là series phỏng vấn độc quyền từ Advertising Vietnam, nơi chia sẻ những kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế từ các bạn nhân sự tại các agency.


Sau thời gian làm việc tại nhà do tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. Sắp tới, khi thành phố Hồ Chí Minh từng bước mở cửa, các agency chuẩn bị trở lại ra sao?  


Advertising Vietnam đã có buổi trò chuyện với các nhân sự tại TBWA\Group Vietnam, Dentsu Redder, Adtima, Viewfinder để lắng nghe chia sẻ của họ về trải nghiệm làm việc tại nhà cũng như định hướng sắp tới trong trạng thái “bình thường mới”.



Công ty bạn đã làm việc tại nhà (WFH) bao lâu? Đặc thù công việc tại agency gặp những khó khăn gì khi WFH?  


Anh Vinh Lương, TBWA\Group Vietnam


TBWA\Group Vietnam đã chính thức WFH từ tháng 6, ngay khi Chính phủ áp dụng chỉ thị 16. May mắn là cấp quản lý đã chuẩn bị và triển khai làm quen từ đợt dịch trước nên việc WFH không làm ảnh hưởng đến công việc của toàn thể công ty. Các nhân sự đều được tạo điều kiện tối đa để thích nghi với tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp. 


Tuy nhiên, tôi cũng gặp không ít khó khăn trong giai đoạn này, chẳng hạn như việc trao đổi và thống nhất thông tin giữa các bên. Trước kia những vấn đề này có thể giải quyết trong một cuộc họp nhanh với mọi người, nhưng khi WFH việc trao đổi thông tin và giám sát dự án trở nên khó khăn hơn. Đặc biệt là khi các cuộc họp online thường bị ảnh hưởng bởi đường truyền Internet hoặc môi trường xung quanh. Bởi đặc thù ngành quảng cáo là môi trường trẻ trung và không gian cởi mở, nên WFH cũng làm ảnh hưởng đến việc duy trì năng lượng sáng tạo và kết nối với đồng nghiệp. Bên cạnh đó, tôi cũng gặp khó khăn trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Đến công ty thì có thể phân chia kế hoạch làm việc và nghỉ ngơi rõ ràng, nhưng khi ngồi nhà, tôi thường làm việc quên thời gian và không quan tâm đến mọi thứ xung quanh. 


Anh Quốc Hưng, Viewfinder


Từ lúc bắt đầu chỉ thị 16 theo quy định của chính phủ đến nay, Viewfinder đã làm việc tại nhà được 3 tháng. Đặc thù là một Production House với các công việc liên quan đến quá trình sản xuất nên trong thời gian này công ty tôi gần như không triển khai công việc được, các dự án đều phải tạm dừng. Hàng tuần, tôi vẫn họp online với các bộ phận khác nhau để lên kế hoạch và thay đổi các phương án quay lại sau dịch, trong đó ưu tiên số một là các vấn đề liên quan tới nhân sự. Chẳng hạn như thăm hỏi sức khoẻ, đăng ký tiêm vaccine cho toàn bộ đội ngũ nhân sự, chuẩn bị các chế độ bảo hiểm và chính sách dành cho nhân viên trong trường hợp không may bị dương tính.



Agency đã có những thay đổi như thế nào để thích nghi với tình hình dịch bệnh?


Anh Vinh Lương, TBWA\Group Vietnam


Từ khi dịch bệnh bắt đầu bùng phát đến nay, công ty tôi đã có nhiều kế hoạch để đối phó theo từng mức độ của dịch bệnh và đảm bảo an toàn cho nhân viên. Một số thay đổi có thể kể đến như: 


* Nâng cấp hệ thống nền tảng Microsoft Teams, cho phép mọi người sử dụng nền tảng như một cộng đồng thu nhỏ của công ty - Nơi nhân viên có thể trao đổi thông tin và tìm kiếm dữ liệu khi cần thiết. 

* Xây dựng bộ quy tắc hỗ trợ nhân viên trong các trường hợp có thể xảy ra, ví dụ không may có nhân viên là F0, F1 thì sẽ như thế nào. 

* Những hoạt động nội bộ để chăm sóc sức khoẻ tinh thần của nhân viên như động viên, trò chuyện,...


Anh Quốc Hưng, Viewfinder


Thay đổi lớn nhất tại Viewfinder là quy trình sản xuất và sắp xếp công việc nhằm đảm bảo mọi người thực hiện được “3 Tự”: 


* Tự giác - luôn phải thực hiện quy định về 5K, phòng chống dịch bệnh do chính phủ ban hành và luôn có ý thức chuẩn bị những phương án làm việc trong mùa dịch.

* Tự tin - chủ động tìm hiểu những nguồn thông tin, kiến thức hữu ích và sử dụng để làm việc hiệu quả cũng như bảo vệ sức khoẻ bản thân.

* Tự giúp - công ty đã giúp mọi người trang bị những kiến thức cần thiết, nhưng trong trường hợp khẩn cấp thì vẫn phải tự giúp chính mình. Chẳng hạn, nếu dương tính với Covid thì cần làm gì, chuẩn bị gì, liên hệ với ai,… 


Làm thế nào để làm việc hiệu quả trong thời gian WFH?


Anh Hoàng Hiệp, Adtima


Theo cá nhân tôi, dù làm việc ở nhà hay công ty thì việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu trong công việc, vì đây là xuất phát điểm cho mọi hành động của chúng ta. 


Tiếp theo, tôi sẽ cụ thể hóa mục tiêu này thành các mục tiêu nhỏ, lên kế hoạch và thời gian dự kiến để thực hiện. Song song đó, tôi cũng làm việc với đồng nghiệp và sếp để hiểu công việc nào nên ưu tiên hoàn thành trước và thực hiện một cách hiệu quả, đúng định hướng nhất. 


Cuối cùng, ở nhà sẽ có nhiều thứ xen ngang trong quá trình làm việc (như gia đình, chó mèo hay tham gia xét nghiệm, tiêm chủng), nên tôi thường chủ động bố trí thời gian hợp lý để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời hạn. Buổi sáng tôi thường giải quyết các công việc khó khăn, cần suy nghĩ và sáng tạo nhiều nhất, chiều muộn sẽ làm các công việc liên quan đến giấy tờ, nhập liệu. Ngoài ra, tôi cũng duy trì thói quen lên danh sách công việc ngày mai vào chiều hôm trước.


Chị Phương Thảo, Dentsu Redder

 

Để làm việc hiệu quả trong thời gian WFH, tôi đã bố trí một góc làm việc trong nhà, tạo không gian làm việc thoải mái và sáng tạo. Tôi cũng gọi góc này là “office” vì đây là nơi chỉ bước vào để làm việc thôi, ra khỏi phòng tôi sẽ tận hưởng những thú vui khác trong nhà. Đây cũng là cách tôi cân bằng giữa công việc và cuộc sống, vì thời gian WFH nhiều người dễ bị cuốn vào công việc và quên nghỉ ngơi, làm ảnh hưởng đến sức khoẻ thể chất và tinh thần.


Trải nghiệm làm việc tại nhà trong mùa dịch cho bạn những bài học gì?


Anh Hoàng Hiệp, Adtima


2 bài học lớn nhất của tôi trong thời gian làm việc tại nhà trong mùa dịch là: 

* Tích cực và chủ động hơn trong công việc, tự liên hệ với đồng nghiệp để giải quyết các vấn đề phát sinh, tránh để lớn chuyện.

* WFH hay làm việc từ xa có thể sẽ là xu hướng trong tương lai, khi nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên không cần đến văn phòng mà vẫn giải quyết các công việc. Do đó, mỗi người cần tối đa hóa hiệu quả công việc, bất chấp khoảng cách với đồng nghiệp hay khách hàng.


Anh Vinh Lương, TBWA\Group Vietnam


Có lẽ bài học lớn nhất của tôi trong thời gian qua là biết quý trọng mọi người xung quanh - từ gia đình, bạn bè, đồng nghiệp đến khách hàng. Trong giai đoạn khó khăn này, ai cũng sẽ phải tập thích nghi, thay đổi và cố gắng để vượt qua nó. Tôi cũng vậy. Nhưng khi giữ tinh thần tích cực, mạnh mẽ để đối mặt với mọi thứ xung quanh thì kết quả chúng ta nhận được sẽ tốt đẹp.


Từ 1/10, TP. HCM sẽ cho phép đi lại bình thường, công ty bạn đã có kế hoạch gì cho sự kiện này chưa?


Chị Bích Ngọc, Viewfinder


Công ty tôi luôn chuẩn bị sẵn kế hoạch cho việc quay lại, vì có rất nhiều khách hàng và dự án đợi triển khai. Bên cạnh những phương án sản xuất phù hợp với tình hình dịch bệnh, công ty còn xây dựng một đội ngũ y tế nội bộ với nhiệm vụ đảm bảo an toàn cũng như hướng dẫn nhân viên trong trường hợp nghi nhiễm hoặc nhiễm bệnh tại công ty. Ban lãnh đạo cũng đã trang bị một tủ thuốc y tế với đầy đủ thiết bị phục vụ cho công tác phòng, chống dịch như: nước rửa tay, khẩu trang, đo thân nhiệt, test nhanh, nước muối sinh lý, túi thuốc an sinh… và thiết lập hệ thống quét mã QR tại các cửa ra vào trước - sau văn phòng.

Anh Hoàng Hiệp, Adtima


Hiện tại, Adtima đã bắt đầu có kế hoạch cho sự kiện này. Cách đây vài hôm, ban lãnh đạo đã thực hiện một khảo sát về việc quay trở lại làm việc tại văn phòng, gồm những câu hỏi như nhân viên gặp khó khăn gì khi quay lại văn phòng? Quy mô nhân sự quay lại làm việc mà nhân viên mong muốn là bao nhiêu? Cần công ty hỗ trợ như thế nào? Theo tôi, đây sẽ là bước chuẩn bị để công ty đưa ra các kế hoạch cụ thể, phù hợp với ý kiến của nhân viên trong vài tuần tới.


Công việc của bạn có cần thiết phải trở lại văn phòng trong thời gian tới không? Bạn chuẩn bị gì cho sự trở lại này?


Anh Hoàng Hiệp, Adtima


Công việc của tôi không nhất thiết phải quay trở lại văn phòng, tuy nhiên, việc gặp gỡ và làm việc trực tiếp với mọi người vẫn vui vẻ hơn làm việc tại nhà. Vậy nên tôi rất háo hức để được quay trở lại văn phòng. Hiện tại, tôi đã tiêm đủ 2 mũi vaccine nên khá an tâm khi đến công ty làm việc trong thời gian tới.

Anh Quốc Hưng, Viewfinder


Tôi và nhân sự công ty đều luôn mong muốn được quay trở lại văn phòng càng sớm càng tốt, vì công việc rất nhiều mà đặc thù ngành sản xuất thì không thể thực hiện mọi việc qua hình thức online. Tôi cùng ban lãnh đạo đang chuẩn bị các phương án sản xuất đảm bảo an toàn chống dịch như cam kết tiêu chuẩn “thẻ xanh” cho những ai tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, xây dựng “cẩm nang y tế nội bộ” hướng dẫn nhân viên chủ động xử lý những tình huống cấp bách. 


Việc quay trở lại văn phòng và bước vào giai đoạn bình thường mới có ý nghĩa như thế nào với cá nhân bạn và công ty bạn?


Chị Phương Thảo, Dentsu Redder


Đối với tôi, việc quay trở lại văn phòng cũng như được hòa nhập lại với cộng đồng vậy. Thời gian tới tôi có thể gặp gỡ đồng nghiệp để trao đổi, chia sẻ công việc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Đặc biệt, tôi còn gặp được bạn thực tập sinh tuyển vào từ tháng 5, nhưng vì dịch bệnh nên đã 4 tháng rồi chị em chưa thể gặp nhau chào hỏi. Còn với công ty, thành phố mở cửa sẽ giúp các công việc liên quan đến hồ sơ, giấy tờ được xúc tiến nhanh hơn, đồng thời quá trình trao đổi thông tin với khách hàng cũng dễ dàng hơn.


Anh Vinh Lương, TBWA\Group Vietnam


Được nới lỏng giãn cách và trở lại văn phòng sau một thời gian dài là một điều khá ý nghĩa với tôi. Chắc hẳn mọi người đều có những nhìn nhận, suy nghĩ khác hơn so với giai đoạn trước dịch. Tôi nhận ra sự kết nối của mọi người xung quanh quan trọng như thế nào, những điều trước đây thấy bình thường nhưng 3-4 tháng không được làm thì lại rất nhớ. Sau thời gian dịch bệnh, tôi trân trọng mọi thứ xung quanh hơn và lên kế hoạch trau đồi thêm kiến thức, kỹ năng cần thiết để ứng phó với bất kỳ thay đổi nào.


Xin cảm ơn các nhân sự tại các agency đã đồng ý tham gia buổi trò chuyện này và chia sẻ những trải nghiệm thú vị về quá trình làm việc tại nhà, cũng như kế hoạch sắp tới của mình với độc giả Advertising Vietnam! 


Các bạn có thể xem các bài viết cùng series tại đây.


Thực hiện: Advertising Vietnam

Content: Tâm Thương

Design: Đạt Đặng


Trước và sau 1/10: Agency làm việc thế nào, chuẩn bị trở lại ra sao?

Tâm Thương

Tâm Thương

Content Creator | Advertising Vietnam

01 Thg 10 2021

Lưu

Cùng chuyên mục