Để các hoạt động tiếp thị nội dung (content marketing) diễn ra mượt mà và suôn sẻ, các thành viên trong nhóm làm việc cần đặt ra quy trình làm việc rõ ràng, chính xác để có thể quản lý các đầu việc một cách hiệu quả nhất.
Quy trình làm việc (workflow) có thể hiểu là những đầu việc phải làm theo trình tự để tạo ra nội dung cho mục đích tiếp thị. Khi các thành viên trong nhóm hiểu rõ workflow, họ sẽ nắm được những công việc cần làm, trách nhiệm của bản thân, cách hoàn thành những đầu việc đặt ra, những hướng cần làm sau khi đã thực hiện xong đầu việc.
Cùng tìm hiểu kế hoạch năm bước tạo ra workflow dành cho content marketing.
Bước 1: Kiểm tra định dạng nội dung
Phân loại định dạng nội dung là bước đầu tiên, đồng thời cũng là bước nền tảng để tạo dựng một quy trình sản xuất nội dung chuẩn xác nhất. Lý do là vì mỗi loại định dạng sẽ có cách trình bày nội dung nhắm đến tệp đối tượng khách hàng khác nhau, ví dụ bài đăng để chia sẻ trên mạng xã hội sẽ ngắn gọn và súc tích hơn một bài viết dài trên nền web.
Phân loại nội dung theo:
- Loại nội dung: Đó có thể là bài báo, slide trình chiếu, webinar, ảnh, video, bài đăng mạng xã hội,...
- Nền tảng: Nơi nội dung sẽ xuất hiện đầu tiên
- Nền tảng phụ: Những nền tảng nội dung sẽ được đăng tải sau
- Những trường hợp hoặc lưu ý đặc biệt: Liệt kê những ghi chú đặc biệt cho nội dung, ví dụ nội dung được tài trợ hay nội dung hợp tác với Influencer,...
Phân loại định dạng nội dung là bước đầu tiên của quy trình sản xuất nội dung.
Tại bước đầu tiên này, các marketer chỉ nên tập trung vào các đầu việc chính và quan trọng trong workflow. Các bước phụ như xác định người phụ trách đầu việc, người duyệt nội dung, thiết kế của nội dung,.... có thể được thực hiện sau.
Bước 2: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cho từng định dạng nội dung
Các marketer nên liệt kê chi tiết tất cả đầu việc cần làm cho từng định dạng nội dung trên mỗi nền tảng. Hãy bắt đầu với những loại nội dung quan trọng nhất trong chiến dịch, chẳng hạn những bài viết cần nhiều thời gian thực hiện, hay những nội dung cần có sự đầu tư mạnh về nội dung.
Tại bước này, các marketer chưa cần sắp xếp thứ tự đầu việc phải làm theo thời gian, thay vào đó nên tập trung liệt kê thật đầy đủ và chi tiết các nhiệm vụ cần làm, ví dụ:
- Xác định chủ đề
- Lên lịch xuất bản
- Chỉnh sửa bản copy
- Định dạng bố cục nội dung
- Gửi nội dung đã thực hiện cho tác giả để sửa đổi/phê duyệt
- Yêu cầu phản hồi về nội dung
- Thiết kế và phát triển hình ảnh
- Thu thập thông tin/nội dung của tác giả
- Suy nghĩ về angle của nội dung
- Phỏng vấn chuyên gia
- Chỉ định tác giả thực hiện bài viết
- Kiểm tra ngữ pháp/chính tả và phê duyệt bố cục.
Lưu ý một số nhiệm vụ trên có thể sẽ bao gồm nhiều bước phụ, ví dụ định dạng bố cục nội dung có thể liên quan đến việc thay đổi kích thước hình ảnh, thêm link; hay thiết kế và phát triển hình ảnh sẽ cần bước lên ý tưởng/art direction và bước chỉnh sửa cho phù hợp với bài viết. Như vậy các Marketer cần xác định kỹ những đầu việc phụ có thể phát sinh trong quá trình liệt kê công việc cần làm cho chiến dịch.
Bước 3: Tổ chức công việc theo từng giai đoạn
Việc tổ chức các đầu tiệc theo từng giai đoạn sản xuất sẽ giúp các marketer nắm rõ được “timeline” cho ra đời sản phẩm. Việc sắp xếp hợp lý các đầu việc cho từng nhân sự cũng sẽ giảm thiểu tối đa thời gian thừa, và tận dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình thực hiện chiến dịch.
Tổ chức công việc theo từng giai đoạn sẽ giúp các marketer vạch ra quy trình làm việc liền mạch, trơn tru cho toàn bộ nhân sự trong nhóm làm việc.
Bước tiếp theo của xây dựng quy trình làm việc là sắp xếp các nhiệm vụ trên thành các giai đoạn:
- Tiền sản xuất: xác định chủ đề, brainstorm ý tưởng, xác định các nguồn bài viết, tìm kiếm chuyên gia về chủ đề, chỉ định người viết, thu thập thông tin tác giả,...
- Sản xuất: viết nội dung hoặc nhận bài tác giả gửi, chỉnh sửa bài viết, thiết kế hình ảnh, gửi bản chính sửa cho tác giả hoặc cho các bên liên quan phê duyệt, dàn trang nội dung, kiểm tra ngữ pháp/chính tả và phê duyệt bố cục
- Hậu sản xuất: lên lịch xuất bản, xuất bản nội dung, gửi nội dung, chia sẻ liên kết hoặc phân phối theo kế hoạch nội dung, thu thập số liệu, tạo báo cáo, chia sẻ báo cáo với các bên liên quan.
Bước này sẽ giúp các marketer vạch ra quy trình làm việc liền mạch, trơn tru cho toàn bộ nhân sự trong nhóm làm việc.
Bước 4: Phân công đầu việc cho nhân sự
Các marketer sẽ phải liệt kê những nhân sự cần thiết cho quy trình tạo nội dung theo đầu việc đã vạch ở bước 3. Hãy lưu ý có những đầu việc cần được thực hiện bởi nhiều nhân sự khác nhau thay vì chỉ một nhân sự. Ví dụ đầu việc xác định chủ đề bài viết thường được lên ý tưởng bởi content writer, và phải được content manager ra quyết định “chốt” cuối cùng.
Phân công đầu việc là một bước quan trọng để marketer biết liệu họ đang thiếu hay dư nhân sự cho một quy trình tạo nội dung.
Việc phân công đầu việc có thể phức tạp hơn đối với các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên đây vẫn là một bước quan trọng để marketer biết liệu họ đang thiếu hay dư nhân sự cho một quy trình tạo nội dung. Như vậy sẽ giúp các marketer xác định những thiếu sót để vạch ra phương án xử lý kịp thời. Một bí quyết nhỏ là các marketer nên tạo biểu đồ phân công đầu việc một cách trực quan, vì thông thường con người sẽ dễ ghi nhớ qua hình ảnh hơn chữ viết.
Bước 5: Thực thi workflow
Các marketer đã có đủ những đầu việc, thứ tự thực hiện và những nhân sự cần thiết để triển khai nội dung. Bước cuối cùng của quy trình làm việc là thực thi những đầu việc trên. Sau đó hãy sử dụng workflow này như một quy trình chuẩn cho những nội dung tương tự để nhân sự quen với công việc một cách nhanh nhất.
Bước cuối cùng của quy trình làm việc là thực thi những đầu việc đã vạch ra.
Những công cụ quản lý workflow online và miễn phí như Airtable, Trello, hay Monday sẽ tăng hiệu quả công việc đáng kể.
Lưu ý quy trình trên chỉ mang tính khái quát và có thể thay đổi dựa vào tính chất của công việc, các marketer nên hiểu rõ về doanh nghiệp, khách hàng cũng như nhóm làm việc của mình để tạo ra workflow làm việc phù hợp nhất.
Tân Phan / Advertising Vietnam
