AI đang trở thành một trong những chủ đề được nhắc đến nhiều nhất trong doanh nghiệp. Từ những công cụ hỗ trợ viết nội dung, phân tích dữ liệu đến tự động hóa quy trình, AI được kỳ vọng sẽ giúp tổ chức tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, khoảng cách giữa việc "đang dùng AI" và "AI tạo ra giá trị" lại lớn hơn nhiều so với những gì các báo cáo về tỷ lệ ứng dụng thường phản ánh.
Không ít doanh nghiệp đã mua tài khoản AI cho nhân viên, khuyến khích mọi người sử dụng trong công việc, thậm chí xem AI là một phần trong chiến lược chuyển đổi số. Nhưng sau giai đoạn hào hứng ban đầu, nhiều tổ chức nhận ra hiệu quả đạt được không tương xứng với kỳ vọng. Vấn đề không nằm ở việc AI chưa đủ thông minh, mà ở chỗ doanh nghiệp đang tiếp cận AI như một công cụ cần phải có, thay vì một năng lực cần được xây dựng. Khi mục tiêu là "triển khai AI" thay vì "giải quyết vấn đề", AI rất dễ trở thành một khoản đầu tư tốn kém nhưng khó chứng minh được giá trị thực.
Cái bẫy lớn nhất không phải là không dùng AI, mà là dùng AI vì sợ bị bỏ lại
Một trong những sai lầm phổ biến nhất hiện nay là doanh nghiệp quyết định ứng dụng AI vì áp lực từ thị trường. Khi đối thủ bắt đầu nói về AI, khi các nền tảng công nghệ liên tục giới thiệu tính năng mới, hay khi truyền thông nhấn mạnh rằng AI sẽ thay đổi mọi ngành nghề, nhiều tổ chức cũng nhanh chóng tìm cách đưa AI vào hoạt động của mình. Tuy nhiên, động lực này thường xuất phát từ nỗi sợ bị chậm chân hơn là từ nhu cầu kinh doanh thực tế.
Đó cũng là lý do nhiều dự án AI bắt đầu bằng câu hỏi: "Chúng ta nên dùng công cụ nào?", thay vì "Chúng ta đang có vấn đề gì cần giải quyết?". Khi trọng tâm chuyển sang công nghệ, doanh nghiệp dễ bỏ qua bước quan trọng nhất: xác định mục tiêu, kết quả kỳ vọng và cách đánh giá thành công. AI khi đó trở thành đích đến, thay vì chỉ là phương tiện.
Hệ quả là nhiều doanh nghiệp sở hữu rất nhiều công cụ nhưng lại thiếu những bài toán phù hợp để khai thác. Nhân viên sử dụng AI theo cảm tính, mỗi người một cách, mỗi phòng ban một quy trình. Có người dùng AI để viết email, có người tạo báo cáo, có người hoàn toàn không sử dụng vì lo ngại rủi ro. Dù tỷ lệ sử dụng có thể cao, tổ chức vẫn rất khó tạo ra những thay đổi mang tính hệ thống hay đo lường được tác động lên hiệu suất kinh doanh.
Quan trọng hơn, việc triển khai AI thiếu định hướng còn khiến lãnh đạo gặp khó trong việc đánh giá hiệu quả đầu tư. Nếu không xác định ngay từ đầu AI được kỳ vọng cải thiện điều gì, doanh nghiệp cũng sẽ không biết nên tiếp tục đầu tư, điều chỉnh hay dừng lại. Khi ROI không rõ ràng, AI dần bị nhìn nhận như một chi phí phát sinh thay vì một năng lực chiến lược.
AI chỉ tạo ra giá trị khi chiến lược đi trước công nghệ
Thực tế, những doanh nghiệp ứng dụng AI hiệu quả hiếm khi bắt đầu từ công cụ. Họ bắt đầu từ những điểm nghẽn trong vận hành, sau đó mới tìm xem AI có thể giải quyết được phần nào của vấn đề.
Điều này đòi hỏi vai trò định hướng rất lớn từ ban lãnh đạo. Trước khi khuyến khích nhân viên thử nghiệm AI, doanh nghiệp cần xác định rõ AI được triển khai để phục vụ mục tiêu nào: rút ngắn thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng đầu ra, giảm chi phí vận hành hay cải thiện trải nghiệm khách hàng. Khi mục tiêu đủ rõ ràng, việc lựa chọn công cụ và đánh giá hiệu quả cũng trở nên đơn giản hơn.
Bên cạnh định hướng, doanh nghiệp cũng cần xây dựng những nguyên tắc sử dụng AI đủ cụ thể. Trong nhiều tổ chức hiện nay, nhân viên được khuyến khích sử dụng AI nhưng lại không biết loại dữ liệu nào được phép đưa vào các mô hình ngôn ngữ, thông tin nào cần bảo mật hay những rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Điều này khiến nhiều người lựa chọn một trong hai thái cực: hoặc sử dụng AI một cách quá tự do, hoặc né tránh hoàn toàn vì sợ sai.
Một khung quản trị rõ ràng không nhằm hạn chế sự sáng tạo mà giúp nhân viên yên tâm thử nghiệm trong giới hạn an toàn. Khi mọi người biết điều gì được phép và không được phép, AI mới có cơ hội trở thành một phần của quy trình làm việc thay vì chỉ là một công cụ sử dụng ngẫu hứng.
Giá trị thật của AI nằm ở cách doanh nghiệp biến những thử nghiệm nhỏ thành năng lực chung
Một trong những hiểu lầm phổ biến là cho rằng ứng dụng AI đồng nghĩa với việc triển khai một dự án quy mô lớn. Trên thực tế, nhiều giá trị nhất lại đến từ những cải tiến rất nhỏ nhưng được lặp lại liên tục trong toàn tổ chức.
Một nhóm có thể bắt đầu bằng việc dùng AI để tóm tắt biên bản họp. Sau đó, họ nhận ra AI còn có thể hỗ trợ tổng hợp yêu cầu khách hàng, chuẩn hóa tài liệu, xây dựng báo cáo hoặc đề xuất quy trình làm việc. Nếu những kinh nghiệm này chỉ dừng lại ở một cá nhân hoặc một phòng ban, giá trị của AI sẽ luôn bị giới hạn. Nhưng nếu doanh nghiệp chủ động ghi nhận, chia sẻ và chuẩn hóa các trường hợp sử dụng hiệu quả, những cải tiến nhỏ sẽ dần trở thành phương thức làm việc mới của cả tổ chức.
Đó cũng là lý do các doanh nghiệp thành công với AI thường đầu tư vào việc xây dựng kho kiến thức nội bộ, các hướng dẫn sử dụng, thư viện prompt hoặc những buổi chia sẻ kinh nghiệm giữa các phòng ban. Mục tiêu không phải để mọi người dùng cùng một công cụ, mà để những gì đã chứng minh được hiệu quả có thể được nhân rộng nhanh hơn.
Song song với đó, doanh nghiệp cũng cần duy trì việc đo lường giá trị. AI không chỉ tiêu tốn chi phí bản quyền mà còn tiêu tốn thời gian đào tạo, triển khai và thay đổi quy trình. Nếu không theo dõi những chỉ số như thời gian tiết kiệm được, chất lượng đầu ra được cải thiện hay tỷ lệ công việc phải làm lại giảm xuống, rất khó xác định đâu là những ứng dụng đáng tiếp tục đầu tư. Việc đo lường không chỉ giúp chứng minh ROI mà còn giúp doanh nghiệp ưu tiên đúng những lĩnh vực AI đang tạo ra tác động lớn nhất.
AI không phải lợi thế cạnh tranh, cách doanh nghiệp ứng dụng AI mới là lợi thế
Trong vài năm tới, AI sẽ ngày càng trở nên phổ biến và dễ tiếp cận hơn. Khoảng cách giữa các doanh nghiệp sẽ không còn nằm ở việc ai sở hữu nhiều công cụ AI hơn, mà nằm ở việc ai biết tích hợp AI vào cách tổ chức công việc một cách hiệu quả hơn.
Những doanh nghiệp tạo được khác biệt sẽ là những nơi lãnh đạo xác định rõ mục tiêu, xây dựng nguyên tắc sử dụng an toàn, khuyến khích nhân viên thử nghiệm, liên tục chia sẻ kinh nghiệm và đo lường giá trị để mở rộng những gì thực sự hiệu quả. Khi đó, AI không còn là một xu hướng cần theo đuổi, mà trở thành một năng lực vận hành giúp con người làm việc nhanh hơn, tốt hơn và thông minh hơn.
Suy cho cùng, thành công của AI chưa bao giờ được quyết định bởi số lượng công cụ doanh nghiệp mua, mà bởi khả năng biến công nghệ thành những thay đổi cụ thể trong cách con người cộng tác, ra quyết định và tạo ra giá trị mỗi ngày.
Nhã Vy
Subscribe Newsletter của Advertising Vietnam để theo dõi nhiều tin tức hấp dẫn về ngành quảng cáo.
