Nhận thấy ưu điểm của làm việc từ xa (WFH), kể từ khi bước vào trạng thái “bình thường mới”, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hình thức này vào công việc. Thế nhưng trong môi trường làm việc đề cao sự tương tác như ngành quảng cáo, làm thế nào để các lãnh đạo hay nhà quản lý đảm bảo năng suất làm việc của đội ngũ gồm nhiều bộ phận chuyên môn đa dạng và phức tạp?


Tại buổi talkshow diễn ra trên ứng dụng OnMic vào ngày 27/02, anh Minh Nguyễn - Managing Director Wisdom Agency, anh Phan Hải - Managing Director Xanh Marketing và anh Tú Trần - Chairman interstellar - The IMC Agency đã có những chia sẻ về chủ đề này.



Các thách thức và khó khăn mà agency đối mặt trong đại dịch


Đại dịch Covid-19 diễn ra trong hai năm liên tiếp đã tạo nên những biến động không nhỏ, trong đó, mô hình làm việc truyền thống buộc phải thay đổi để thích nghi với tình hình. Ngay cả ở thời điểm hiện tại, khi dịch bệnh đã có những chuyển biến tích cực, nhiều doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức WFH để bảo đảm sức khỏe cho nhân sự.


Xu hướng làm việc tại nhà dần trở nên phổ biến


Thời gian đầu khi vừa thay đổi cách thức làm việc, doanh nghiệp phải đối mặt với không ít khó khăn. Đặc biệt, với đặc thù ngành quảng cáo, bộ phận sáng tạo thường mất nhiều thời gian trao đổi, thống nhất ý kiến và quan điểm với nhau,... Anh Tú Trần cũng chia sẻ: “Khi phải làm việc từ xa, việc kết nối và trao đổi của nhân viên rất khó giải quyết. Bên cạnh đó, việc lãnh đạo quản lý nhân sự và nhân sự tự quản lý thời gian của bản thân cũng gặp nhiều khó khăn. Một nhân viên bên tôi nói rằng làm việc tại nhà còn vất vả hơn làm việc tại công ty.”


Các agency đã làm gì để thích ứng với những thay đổi này?


Trong giai đoạn mới, nhiều agency đã có những phương thức khác nhau để điều chỉnh, thích ứng với tình hình. Các doanh nghiệp phải chuyển đổi tất cả công việc từ trực tiếp sang nền tảng số, đồng thời tìm ra những phương thức làm việc hiệu quả để bảo vệ sức khỏe nhân sự.


Đối với Wisdom Agency, anh Minh Nguyễn cho biết công ty đã áp dụng xu hướng Hybrid (hình thức làm việc kết hợp việc đến văn phòng và làm việc từ xa) theo mô hình làm việc 4/1 (4 ngày làm việc tại văn phòng, 1 ngày làm online), hoặc 3/2 (3 ngày làm việc tại văn phòng, 2 ngày làm online). Cách thức này góp phần giúp kiểm soát các ca lây nhiễm tại công ty.


Trong mô hình làm việc Hybrid, công nghệ sẽ trở thành trọng tâm. Các agency cần sử dụng nhiều platform (nền tảng) có chức năng khác nhau để kết nối, trao đổi công việc và quản lý hiệu quả. Theo anh Tú Trần: "Khi làm việc từ xa, doanh nghiệp cần những platform chính như communication platform (các ứng dụng chia sẻ thông tin liên lạc, triển khai các hoạt động văn hóa nội bộ) hay project management platform (quản lý dự án và các đầu việc nhỏ của nhân sự)."


Chatwork là nền tảng Business Chat từ Nhật Bản


Trên thị trường hiện nay có rất nhiều những platform phục vụ cho công việc như Chatwork, Google Workspace, Base,... hỗ trợ vận hành, quản lý dự án. “Với số lượng nhân viên lớn, công ty chúng tôi ưu tiên những platform có giao diện đơn giản. Chúng tôi dùng Chatwork để liên lạc, sắp xếp các đầu việc,... Ứng dụng đã góp phần hỗ trợ vận hành, quản lý công việc tốt hơn.", Anh Minh Nguyễn dành nhiều lời khen cho nền tảng Chatwork.


Lời khuyên cho các doanh nghiệp


Cũng trong buổi trò chuyện này, anh Minh Nguyễn, anh Phan Hải và anh Tú Trần cũng gợi ý một số cách để doanh nghiệp trong ngành quảng cáo quản lý nhân sự hiệu quả khi làm việc từ xa. Một số quy định các lãnh đạo, nhà quản lý có thể áp dụng như:

- Check-in/check-out đúng giờ.

- Bật camera khi điểm danh và trong các buổi họp.

- Tham gia những room chung dành cho từng team để dễ dàng trao đổi trong công việc.


Ngoài ra, hình thức làm việc từ xa cũng gây nhiều khó khăn trong quá trình agency thuyết trình với khách hàng. Để khắc phục điều này, người trình bày cần dành nhiều thời gian chuẩn bị tài liệu chi tiết và dễ hiểu để khách hàng có thể theo sát nội dung. Trong suốt buổi thuyết trình, không thể thiếu sự tương tác với người nghe để duy trì sự tập trung của hai bên. Bên cạnh đó, việc thể hiện nét tươi cười trên khuôn mặt, sự tươm tất trong trang phục cũng góp phần giúp người thuyết trình "ghi điểm" với khách hàng.


Tạm kết


Thông qua bài viết được đúc kết trên những chia sẻ của Minh Nguyễn, anh Phan Hải và anh Tú Trần, hy vọng rằng các lãnh đạo, nhà quản lý đã có thêm những thông tin hữu ích về xu hướng làm việc hybrid cũng như định hướng để xây dựng phương thức giao tiếp online hiệu quả trong doanh nghiệp.


Cùng đón xem nhiều buổi chia sẻ thú vị về ngành quảng cáo bằng cách nhấn theo dõi Advertising Vietnam và các khách mời trên ứng dụng OnMic. 


Tải app bằng QR Code


 


hoặc tại https://www.getonmic.com để nghe nhiều kiến thức thú vị đến từ các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau hàng tuần.


Về Chatwork:
Chatwork là nền tảng Business Chat số 1 Nhật Bản, giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp trong kinh doanh thông qua trò chuyện công việc. Ra mắt từ năm 2011, nền tảng đã hỗ trợ hơn 325.000 doanh nghiệp tạo những thay đổi vượt bậc về năng suất, lợi nhuận và giúp giảm chi phí kinh doanh. Chatwork chính thức niêm yết trên sàn chứng khoán Tokyo (Nhật Bản) với giá trị cổ phiếu 51 tỷ yên (tương đương 472 triệu USD) vào năm 2019.
Với hệ thống nhóm chat chuyên dụng đầy đủ 4 chức năng: Chat, Giao việc thông minh, Quản lý tài liệu, Gọi Video, Chatwork giúp cho việc truyền đạt thông tin nội bộ và làm việc với khách hàng trở nên dễ dàng, đơn giản hơn. Bên cạnh đó, nền tảng cũng giúp bảo mật thông tin tuyệt đối, không có quảng cáo gây xao nhãng. Vì vậy, việc đăng ký sử dụng Chatwork không đơn thuần chỉ là áp dụng công nghệ Nhật Bản mà còn góp phần tối ưu năng suất làm việc nhờ văn hóa Horenso nổi tiếng.
Trong tháng 3 này, Chatwork Việt Nam đem đến chương trình Ưu đãi 15 tháng sử dụng Chatwork, phiên bản đầy đủ tính năng, ưu tiên các công ty thuộc nhóm ngành Kế toán - Thuế, Quảng cáo, Marketing, Luật - Pháp lý, Tài chính. Thời hạn đăng ký chương trình kéo dài đến ngày 31/3/2022, doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký có thể truy cập website: http://s15.chatwork.vn/.


Kim Ngọc / Advertising Vietnam