Là một nhà quản trị dự án, chắc hẳn bạn đã từng biết đến biểu đồ Gantt. Có nhiều hơn 1 cách để minh họa tiến độ dự án. Hãy cùng khám phá trong bài viết này nhé!
Biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ thanh dùng để minh họa lịch trình dự án về các hoạt động của dự án theo thời gian. Nó được Henry Gantt giới thiệu lần đầu tiên vào những năm 1910 trong nỗ lực trực quan hóa các mốc thời gian quản lý dự án và hiện là công cụ phổ biến nhất trong số các phương pháp quản lý dự án truyền thống và hiện đại trên toàn thế giới.
Gantt Chart là một công cụ thú vị, hữu ích
Thật dễ hiểu cấu trúc của biểu đồ Gantt: nó bao gồm chủ yếu là các thanh và các kết nối giữa chúng. Các thanh biểu thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc của nhiệm vụ trong khi các kết nối thể hiện sự ràng buộc phụ thuộc giữa chúng (ví dụ: một nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ tiếp theo).
Biểu đồ Gantt trong Quản lý dự án
Lý do tại sao biểu đồ Gantt được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án là vì chúng trực quan hóa toàn bộ thông tin dự án (ngày bắt đầu và kết thúc dự án, trạng thái thực hiện nhiệm vụ – đã hoàn thành, đang chạy hoặc quá hạn, các ưu tiên của dự án và nhân sự sẵn có trong từng giai đoạn của dự án) trong một chế độ xem.
Việc có tất cả thông tin này trong một chế độ xem duy nhất có thể giúp người quản lý sắp xếp thời gian tốt hơn và mang lại kết quả đáng chú ý. Bằng cách này, họ có thể dễ dàng tránh bị lỡ thời hạn hoặc thực hiện một nhiệm vụ không theo trình tự.
Cách tạo biểu đồ Gantt
Quá trình tạo biểu đồ Gantt bao gồm các quy trình phụ lập kế hoạch và trực quan hóa.
Lập kế hoạch
Trong quá trình lập kế hoạch, bạn phải liệt kê tất cả các nhiệm vụ của dự án phải hoàn thành và các cột mốc quan trọng. Xác định ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến của từng nhiệm vụ và liệu có bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa chúng hay không.
Cần lên kế hoạch cụ thể trước khi vẽ biểu đồ
Một điều khác bạn nên xem xét là việc lập kế hoạch nguồn lực. Đảm bảo phân công nhiệm vụ theo cách mà các công việc sẽ không trùng lặp đối với các thành viên trong dự án và việc lập kế hoạch sẽ linh hoạt thay đổi trong tương lai mà không ảnh hưởng đến việc thực hiện và kết quả.
Biểu diễn biểu đồ Gantt
Có nhiều cách để hình dung biểu đồ Gantt nhưng phổ biến nhất cho đến nay là sử dụng bảng tính excel hoặc các công cụ phần mềm trực tuyến.
1. Sử dụng excel
Các ô và biểu đồ thanh Excel đã được sử dụng để thể hiện các nhiệm vụ trong nhiều năm. Phương pháp này truyền thống hơn và cung cấp chức năng hạn chế nhưng được nhiều người áp dụng vì tính đơn giản của quy trình lập kế hoạch.
Vẽ biểu đồ Gantt trên Excel
Trong trường hợp bạn quyết định làm theo phương pháp này cho dự án của mình, hãy thu thập các nhiệm vụ cùng với thời gian bắt đầu và kết thúc theo lịch trình của chúng trong tài liệu excel và sử dụng dữ liệu này để tạo biểu đồ Gantt có các thanh. Bạn có thể tìm thấy nhiều tài nguyên hữu ích trên Internet, như video hướng dẫn từng bước và hướng dẫn sản phẩm excel đề xuất những cách khác nhau mà bạn có thể sử dụng trang tính excel để trực quan hóa dữ liệu nhiệm vụ của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó không chỉ là một hình dung đơn giản, thì bạn sẽ phải sử dụng phương pháp thứ hai như được mô tả bên dưới.
2. Sử dụng giải pháp Phần mềm trực tuyến
Các công cụ trực tuyến được thiết kế và triển khai đặc biệt dành cho người quản lý dự án. Trong trường hợp này, biểu đồ Gantt hầu hết được kết nối với các thực thể dự án bao gồm nhiều thông tin hơn là chỉ có ngày bắt đầu và ngày kết thúc đã lên lịch. Các thực thể này thường được kết nối với các nhiệm vụ, quy trình, tài khoản, yêu cầu, sản phẩm bàn giao và bất kỳ thông tin liên quan nào có thể hữu ích trong quá trình thực thi.
Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý dự án hiệu quả
Các thanh và phần phụ thuộc có thể được thêm bằng chức năng kéo và thả thông minh giúp nhóm dự án cập nhật về các thay đổi, thời hạn và tiến độ.
Biểu đồ Gantt có thể giúp bạn củng cố kỹ năng quản lý dự án của mình, đưa ra các mô hình giúp công việc của bạn dễ dàng hơn và xác định những điểm yếu sẽ được sử dụng để thay đổi kế hoạch chiến lược cho dự án của bạn. Nhu cầu của bạn cũng là thứ có khả năng thay đổi nhiều lần khi doanh nghiệp của bạn phát triển và mở rộng hoạt động. Ghi nhớ điều này là chìa khóa để sử dụng biểu đồ Gantt một cách xuất sắc. Quyết định cuối cùng của bạn về việc chọn phần mềm nào phải phụ thuộc vào nhu cầu của công ty tương lai chứ không phải hiện tại của bạn.
Cách chọn công cụ tạo biểu đồ Gantt của bạn
Chúng tôi đã thảo luận trong bài đăng trước về các tính năng mà phần mềm quản lý dự án nên có. Để chọn phần mềm tốt nhất, hãy lập danh sách các yêu cầu và áp dụng các trường hợp sử dụng đòi hỏi khắt khe trên các công cụ để kiểm tra hiệu suất của chúng.
Tính linh hoạt và hợp tác sẽ giúp bạn tạo ra sự khác biệt. Người quản lý dự án có kinh nghiệm có thể tìm ra hàng triệu cách sử dụng phần mềm bằng cách áp dụng các phương pháp chiều và mẫu thực thi khác nhau. Công cụ chiều phải có khả năng hỗ trợ thử nghiệm và sẵn sàng tùy chỉnh thêm.
