Khi một doanh nghiệp phát triển đến một mức độ nhất định, việc quản lý nhân viên và các mối quan hệ khách hàng sẽ bộc lộ nhiều điểm bất cập do nhu cầu sử dụng nhiều nền tảng để giải quyết từng lĩnh vực khác nhau. Ngoài ra, việc chuyển đổi mô hình làm việc từ trực tiếp sang gián tiếp cũng gây ra không ít khó khăn cho các doanh nghiệp.
Tuy nhiên, những thử thách này sẽ được giải quyết nhanh chóng với nền tảng quản lý đa tính năng Bitrix24 và đặc biệt là 10 công cụ hữu hiệu - giải pháp cho các vấn đề khi làm việc từ xa.
1. Đồng hồ chấm công và Theo dõi thời gian
Bitrix mang đến một chiếc đồng hồ tích hợp trực tuyến cho phép các nhân viên bắt đầu ngày làm việc bằng cách bấm giờ, tạm dừng để nghỉ ngơi và kết thúc thời gian làm việc. Tất cả đều được thực hiện chỉ bằng một cú click chuột.
Dữ liệu từ đồng hồ sẽ cực kỳ hữu ích cho bộ phận quản lý cũng như bộ phận kế toán của công ty. Các nhà quản lý có được một công cụ cho phép họ đồng bộ hóa thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc, trong khi đó bộ phận kế toán sẽ nhận được thông tin chính xác về khối lượng thời gian làm việc để tính toán ngày lương.
2. Quản lý danh bạ nhân viên và Trò chuyện trực tuyến
Công cụ này cho phép bạn sắp xếp và tái cấu trúc lại nhân viên của mình thành từng nhóm hoặc từng phòng ban.
Để liên lạc với mọi người trong nhóm, tính năng ‘Chat’ của Bitrix24 sẽ giúp bạn tạo một cuộc trò chuyện chung cho tất cả mọi người trong khi từng phòng ban hoặc nhóm nhỏ có thể tự tạo cho riêng mình một cuộc trò chuyện riêng tư để trao đổi thông tin một cách dễ dàng hơn mà không cần phải làm phiền đến những nhân viên khác.
Cũng giống như những chức năng của các ứng dụng nhắn tin phổ biến như WhatsApp và Telegram, ngoài việc hỗ trợ trao đổi các tin nhắn văn bản thông thường, tính năng ‘Chat’ của Bitrix24 còn cung cấp các chức năng khác như:
- Chia sẻ hình ảnh, video, đường liên kết và các loại tệp khác
- Hiển thị thông báo và lượt thích
- Trích dẫn, trả lời và đề cập người dùng
- Sử dụng GIFs và Biểu tượng cảm xúc (Emoji) trong cuộc trò chuyện
3. Thông báo qua video
Nếu bạn muốn truyền tải một nội dung cụ thể đến với nhân viên của mình, Bitrix24 sẽ biến thông điệp mà bạn muốn gửi đến cho mọi người trở nên hấp dẫn và đặc biệt hơn thông qua tính năng Thông báo qua video (Video Announcements).
Điều này giúp bạn truyền tải một thông điệp một cách đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo được rằng mọi người trong công ty đều có thể hiểu được.
4. Đàm thoại âm thanh và hình ảnh
Tính tương tác giữa các nhân viên bị hạn chế đi rất nhiều kể từ khi chuyển sang mô hình làm việc từ xa. Chính vì điều này, tính năng Đàm thoại âm thanh và hình ảnh giúp các nhân viên trong công ty kết nối được với nhau nhiều hơn, dễ dàng thảo luận trực tiếp các vấn đề qua điện thoại qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc hơn.
5. Lịch biểu và các cuộc họp định kỳ
Công cụ này cho phép bạn lên lịch các sự kiện như họp trực tuyến, thảo luận hoặc thuyết trình theo định kỳ hoặc chỉ một lần. Những người tham gia sẽ nhận được thông báo về bất kỳ sự thay đổi hoặc hoạt động nào liên quan đến sự kiện trong lịch.
Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ hóa Google Calendar hoặc Outlook Calendar của mình với Bitrix24 và đưa vào đó tất cả những sự kiện mà bạn đã lên sẵn lịch trình.
6. Videoconferencing
Tính năng Videoconferencing của Bitrix24 cho phép bạn kết nối tối đa lên đến 12 người trong một lần họp, giúp bạn thoải mái thảo luận các vấn đề liên quan đến công việc, lập kế hoạch cho cuộc họp hoặc thậm chí là thuyết trình trực tuyến.
7. Tự động tạo mẫu và đầu mục công việc lặp lại theo định kỳ
Trong quá trình làm đồng thời nhiều dự án khác nhau, có những công việc quen thuộc được lặp đi lặp lại hằng ngày, hằng tuần hoặc hằng tháng thường bị các nhân viên bỏ sót. Tính năng này của Bitrix24 sẽ giúp các nhân viên tự động tạo các công việc định kỳ, chủ động sắp xếp nhiệm vụ và hoàn thành đúng deadline.
Đồng thời, Bitrix24 cũng cho phép bạn tạo sẵn các mẫu công việc có thể tái sử dụng cho nhiều dự án khác nhau, giúp bạn rút ngắn được đáng kể thời gian làm việc của mình.
8. Nhóm làm việc
Tính năng Nhóm làm việc này hỗ trợ các nhà quản lý doanh nghiệp hoặc quản lý dự án trong việc điều phối nhân sự và phân công vai trò của các nhân viên trong từng dự án cụ thể trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, tính năng này cũng giúp các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian từ các buổi họp hành, giờ đây, thông qua biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban có trong Bitrix24, họ có thể theo dõi được tiến độ công việc để từ đó đưa ra được những giải pháp thích hợp nhằm đảm bảo dự án được thực thi một cách hiệu quả.
9. Company Drive và Hệ thống chia sẻ tài liệu
Bitrix24 cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu cực kỳ mạnh mẽ cho phép người dùng có thể tải lên các tập tin và chia sẻ với người khác. Mọi thành viên đều có thể tải về, tương tác với các tập tin, tài liệu khác nhau để sử dụng cho mục đích cá nhân. Quan trọng hơn, bạn có thể tìm thấy bất kỳ tài liệu nào một cách nhanh chóng thông qua hệ thống tìm kiếm nội bộ.
10. Activity Stream
Activity Stream trên Bitrix24 cho phép mọi người cập nhật các hoạt động hiện tại có liên quan đến họ, chẳng hạn như các thông báo về tài liệu, nhiệm vụ mới được giao hoặc các bình luận liên quan.
Tương tự như dòng thời gian trên Facebook, bạn có thể đăng tải và xem các bài viết, hình ảnh, video. Bạn cũng có thể ‘thả like’ và bình luận vào các bài đăng mà mình hứng thú.
Lợi thế mà Bitrix24 mang lại cho các doanh nghiệp đó là một môi trường làm việc thống nhất, kết nối được mọi thành viên trong công ty với nhau thông qua các công cụ hữu ích được xây dựng để tối ưu hóa hiệu quả làm việc, đặc biệt dành cho môi trường làm việc từ xa.
Hiện tại, để hỗ trợ cho xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến, Bitrix24 đang có các chương trình khuyến mãi hấp dẫn trong tháng 12 cho cả hai phiên bản Cloud và On-premise.
Ưu đãi giảm giá lên đến 40% cho các gói thương mại Bitrix và mở khóa các tính năng hỗ trợ cho việc phát triển kinh doanh ở phiên bản Cloud, chẳng hạn như quyền truy cập vào báo cáo công việc, bộ đếm thời gian trực tuyến, tiếp thị CRM và các công cụ kinh doanh khác. Ngoài ra, đối với phiên bản On-premise, giảm giá 10% với tất cả các gói có trong danh sách. Để biết thêm về danh sách ưu đãi cũng như chi tiết về chương trình giảm giá của Bitrix24, vui lòng truy cập vào đường link này.
Đôi nét về Bitrix24
Bitrix24 là nền tảng quản lý đa tính năng được xây dựng để hỗ trợ các doanh nghiệp tối ưu việc quản lý với chi phí tiết kiệm nhất. Các công cụ chính mà Bitrix24 cung cấp cho doanh nghiệp bao gồm công cụ quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc và quản lý khách hàng.
Hiện nay Bitrix24 đã và đang cung cấp giải pháp cho các khách hàng đến từ 225 quốc gia và vùng lãnh thổ. Nền tảng cũng được sử dụng bởi hơn 7 triệu doanh nghiệp và các tổ chức khác nhau và hơn 12000 đối tác phân phối đến từ 152 quốc gia trên toàn cầu.
Quỳnh Đức / Advertising Vietnam
