Với sự phát triển không ngừng của các nền tảng xã hội và công nghệ, người dùng vô tình phải "nạp" quá nhiều thông tin trong một ngày. Điều này khiến họ dễ gặp phải tình trạng "quá tải thông tin" (information overload). Đối với những nhân sự trong ngành Quảng cáo - Truyền thông, họ còn phải tiếp nhận và xử lý khối lượng thông tin đồ sộ từ nhiều khía cạnh khác nhau. Với ngần ấy thông tin cần phải tìm hiểu và xử lý, tình trạng quá tải là không thể tránh khỏi đối với các nhân sự agency.

Trên thực tế, tình trạng quá tải thông tin đã diễn ra như thế nào trong môi trường agency? Hãy cùng các nhân sự từ The Meaningful Agency, SAM Communications, Mix Digital Agency và Hakuhodo phân tích về chủ đề này!

Khối lượng thông tin đồ sộ mà nhân sự ngành Quảng cáo phải xử lý mỗi ngày

Thuật ngữ "quá tải thông tin" lần đầu tiên xuất hiện vào năm 1964 trong cuốn sách "The Managing of Organizations" của Giáo sư Bertram Gross. Ông cho rằng tình trạng quá tải thông tin không phải là căn bệnh của thời đại, mới bắt đầu gần đây mà nó đã xuất hiện từ thời kỳ Phục hưng và Cách mạng Công nghiệp. Lúc bấy giờ, khả năng truy cập vào nguồn dữ liệu khổng lồ với chi phí thấp trên các cơ sở tự động đã giúp mọi người có thể khám phá nhiều nguồn thông tin nhiều hơn bất kỳ thời điểm nào trong lịch sử.

Vượt khỏi ngữ cảnh các phương tiện truyền thông truyền thống, ngày nay các nền tảng mạng xã hội xuất hiện ngày càng nhiều hơn, khiến thị trường trở nên phân mảnh. TikTok với thế mạnh về video ngắn, LinkedIn chuyên về các nội dung công việc và tuyển dụng,... ngày càng phát triển khiến các nền tảng này dần thay thế phương tiện truyền hình truyền thống trở thành kênh quảng cáo đạt tỷ lệ doanh thu ổn định nhất trong giai đoạn từ năm 2022 đến 2024 (theo nghiên cứu từ Zenith). Điều này đồng nghĩa với sự cạnh tranh giữa các thương hiệu trên mạng xã hội trở nên khốc liệt hơn, buộc các marketer phải liên tục cập nhật thông tin, xu hướng mới để gia tăng mức độ nhận diện và thu hút người dùng. 

Anh Nhật Linh - Project Manager tại Mix Digital Agency chia sẻ: "Sáng tạo trong ngành Quảng cáo là quy trình đòi hỏi nhân sự phải tư duy, tìm kiếm và liên kết các cụm thông tin vào một bối cảnh cụ thể để có thể tác động đến thái độ và hành vi của người dùng về các sản phẩm/dịch vụ của thương hiệu. Qua đó, nhân sự agency sẽ tạo ra quá trình chuyển đổi tích cực trong doanh thu cho thương hiệu đó. Thế nhưng khi thị trường ngày càng phân mảnh, thông tin đã thu thập được sẽ sớm bị lỗi thời. Do đó, nhân sự phải luôn sẵn sàng cập nhật, làm mới thông tin liên tục, đáp ứng mọi nhu cầu thay đổi của thị trường để tạo ra sự độc đáo, khác biệt trong các sản phẩm quảng cáo."

Anh Phan Minh - Creative Copywriter tại Mix Digital Agency cho rằng khi chấp nhận tham gia vào ngành Quảng cáo, nhân sự phải thường xuyên cập nhật tin tức và nắm bắt xu hướng mới nổi trên thị trường. “Một bài hát, một bức tranh, một dòng thông tin bất chợt nhìn thấy trên mạng xã hội hôm nay đều có thể trở thành chất liệu cho ý tưởng của bạn vào ngày mai. Do đó, nhân sự agency gần như phải làm việc mọi lúc mọi nơi", anh Phan Minh nói.

Từ góc nhìn của bản thân, anh Duy Đức - Senior Account Manager tại SAM Communications bày tỏ: "Cá nhân mình là một người chỉ biết quan tâm đến tin tức về Giải trí, Lifestyle thôi nhưng khi tham gia vào một dự án liên quan đến Vật liệu Xây dựng hay Ung thư cổ tử cung, bản thân mình cũng phải tự học những kiến thức và xu hướng về lĩnh vực này. Mình cũng không phải tín đồ của TikTok nhưng để theo kịp các bạn cùng ngành, bản thân mình vẫn phải dành 10 đến 15 phút mỗi ngày để lướt ứng dụng hoặc lắng nghe nhân sự trong team nói về các xu hướng mới của người dùng mỗi ngày."

Không những thế, việc quá tải thông tin của nhân sự agency còn bắt nguồn từ các dữ liệu khách hàng. Anh Phan Minh chia sẻ: "Ngành Truyền thông và Quảng cáo đang dần nhận được sự quan tâm nhiều hơn nhưng đây vẫn là lĩnh vực mới lạ đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp tập trung vào sản xuất, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không phải client nào cũng có khả năng chắt lọc và truyền đạt thông tin đúng trọng tâm. Khách hàng thường nhiệt tình cung cấp mọi thông tin với mong muốn agency có thể tận dụng được mọi thứ một cách tốt nhất. Vô hình chung, điều này tạo nên tình trạng quá tải thông tin cho đội ngũ sáng tạo. Nếu không có kinh nghiệm khoanh vùng dữ liệu từ khách hàng một cách cụ thể và đúng trọng tâm, nhân sự agency rất dễ đưa ra những quyết định kém chất lượng, công đoạn tìm kiếm ý tưởng, nghiên cứu và chắt lọc thông tin cũng sẽ gặp nhiều khó khăn."

Nhân sự Quảng cáo "bốc hỏa" vì cơn lốc thông tin

Theo chia sẻ từ các nhân sự, tình trạng quá tải thông tin có thể xuất phát từ việc nhân sự ngành còn non trẻ, chưa biết cách xử lý thông tin một cách có chọn lọc. Anh Duy Đức bày tỏ: "Đối với nhiều bạn trẻ mới vào làm ở các bộ phận Account và Operation, việc chưa có nhiều kinh nghiệm xử lý thông tin ngay lúc high-season (mùa cao điểm) sẽ khiến các bạn rơi vào tình trạng chưa kịp hiểu job này đã phải lo pitch (đấu thầu) job khác. Ngoài ra, khâu xử lý dữ liệu để lên kế hoạch cũng mang đến nhiều khó khăn cho nhân sự. Để xây dựng kế hoạch hiệu quả, một nhân sự Account và Planner phải đọc rất nhiều dữ liệu, báo cáo để tìm kiếm các thông tin đắt giá trong ngành hàng của client. Dữ liệu quá nhiều mà mãi vẫn chưa tìm paint point sẽ khiến nhiều bạn rơi vào khủng hoảng. Tương tự, các bạn sáng tạo nội dung như Content/PR vừa phải tự tạo ra những câu chữ đắt giá, vừa tìm hiểu dữ liệu được cung cấp, lại còn phải đọc thêm các kiến thức liên quan đến ngành hàng. Cùng một thời điểm mà dữ liệu đổ về nhiều như vậy chắc chắn sẽ khiến các bạn quá tải."

Với vai trò của một Account, chị Hải Vân - Account Executive tại Hakuhodo chia sẻ: "Bản thân mình là một Client service nên công việc chính sẽ là quản lý, quản trị dự án và chăm sóc khách hàng. Bình thường, một Account level Executive sẽ phải quản lý ít nhất từ 3 brand/dự án trở lên. Vì thế mà các bạn rất dễ gặp phải tình trạng quá tải thông tin. Ngoài ra, quá trình xử lý dữ liệu và paperwork, nhất là những lúc cuối tháng làm nghiệm thu cũng gây nên tình trạng quá tải. Account phải chuẩn bị rất nhiều giấy tờ để các bên trình ký, từng con số đều phải chính xác vì nó liên quan vì nó liên quan đến những ngân sách lớn. Dù chỉ sai 1 đồng thì Account cũng phải in lại từ đầu và duyệt trình ký lại." 

Không những thế, việc người dùng tiêu thụ nội dung quá nhanh đã tạo nên không ít áp lực cho các nhân sự ngành Quảng cáo. Chị Hải Vân cho biết: "Khối lượng tiêu thụ nội dung trên mạng xã hội của người dùng hiện nay quá lớn. Một sản phẩm trong ngành có thể mất nhiều giờ, nhiều ngày hay thậm chí là cả tháng để thực hiện; một bài viết đạt chất lượng cao được đăng tải lên mạng xã hội là công sức của cả một đội ngũ nhưng người dùng chỉ mất vài phút để đọc, thậm chí họ chỉ dành tối đa 3 phút để xem hết một clip TikTok. Quá trình sáng tạo, sản xuất mất nhiều thời gian nhưng người dùng lại tiêu thụ nó quá nhanh.”

Việc nhân sự bị quá tải thông tin là dấu hiệu não bộ réo hồi chuông cảnh báo. Lúc này, nhân sự càng đọc, càng suy nghĩ thì lại càng không thể giải quyết vấn đề. Một nghiên cứu năm 2011 đã phát hiện ra rằng, khi chúng ta chạm ngưỡng “quá tải về nhận thức và thông tin”, các hoạt động điện và sóng não giảm mạnh giống như khi mạch điện quá tải và bị chập. Điều này khiến chúng ta cảm thấy hoang mang, bối rối và dễ đưa ra những quyết định kém hiệu quả.

Thế nhưng ngành Quảng cáo lại là một trong những ngành đặc thù yêu cầu nhân sự phải có năng lực thu thập và xử lý thông tin ở mức độ cao. Vậy làm thế nào để nhân sự có thể thoát khỏi cơn lốc thông tin ngày nay?

Làm thế nào để nhân sự agency thoát khỏi tình trạng này?

Để tránh được việc quá tải thông tin, nhân sự agency cần phải tìm ra phương pháp chọn lọc thông tin hiệu quả. Chị Sunny Nguyễn - Associate Account Director tại The Meaningful Agency chia sẻ rằng các nhân sự cần chủ động tìm kiếm thông tin hơn: "Nhân sự không nên đợi đến khi có dự án mới bắt tay vào tra cứu thông tin. Vì lúc không có dự án, nhân sự sẽ cảm thấy hứng thú hơn khi được tiếp nhận những thông tin hay ho, mới mẻ. Ngược lại, khi có dự án thì nhân sự sẽ bị các yếu tố khác như deadline, client,... chi phối và gây áp lực. Từ đó, khả năng tiếp nhận và xử lý thông tin của nhân sự sẽ không còn tốt nữa."

"Khi quan sát mọi người xung quanh, mình nghĩ nhân sự agency nên có sự cân nhắc và sàng lọc thông tin trước khi chia sẻ. Mình không cổ vũ việc 'thấy gì hay là share' hay 'share thử xem có rút ra được idea gì hay không'. Thông tin hay hay không là nhận định chủ quan và cảm tính của mỗi người. Việc phải tiếp nhận một cách thụ động như thế sẽ càng khiến nhân sự rối loạn, quá tải và không biết làm gì với thông tin đó. Thay vào đó, nhân sự hãy trở thành người chủ động tiếp nhận thông tin. Lúc này, nhân sự sẽ có xử lý mọi thứ hiệu quả hơn nhiều", chị Sunny Nguyễn nhận định.

Bên cạnh đó, anh Nhật Linh cũng chia sẻ rằng, nhân sự ngành Quảng cáo thường rơi vào chiếc bẫy của “cơn khát” thông tin. “Họ luôn muốn thấy câu trả lời nhanh nhất, đọc mọi nguồn mình có, bấm vào mọi đường link hiển thị kết quả. Tuy vậy, do thông tin có tính móc nối nên nếu không có mục đích và tiêu chí cụ thể cho việc chọn lọc thông tin ngay từ đầu, việc tìm kiếm thông tin của nhân sự sẽ càng trở nên quá tải.” 

Để tránh thoát khỏi cái bẫy này, anh Nhật Linh cho biết nhân sự nên lên khung tiêu chí cho từng mục đích cụ thể theo từng task: xác định mong muốn thông tin đầu ra sẽ đáp ứng những yêu cầu gì, có tính phù hợp ra sao và sẽ giải đáp các thắc mắc được đề ra như thế nào. “Qua quá trình brainstorm như vậy, mình sẽ đánh giá được khối lượng thông tin sẽ nhận được, từ đó xây dựng các bước xử lý dữ liệu phù hợp với mục tiêu, cũng như biết cách tham khảo sự trợ giúp từ các bên chuyên môn để đảm bảo chất lượng và tính hiệu quả của thông tin”, anh tổng kết.



Từ kinh nghiệm của bản thân, anh Phan Minh cho biết tình trạng quá tải thông tin có thể được khắc phục bằng nghệ thuật đặt câu hỏi: "Đối với khách hàng, nhân sự cần dành nhiều thời gian để nghiên cứu sản phẩm, thị trường, đối thủ thật kỹ để chuẩn bị những câu hỏi, bảng hỏi cụ thể. Một câu trả lời cụ thể, chính xác sẽ đến từ một câu hỏi chi tiết. Vì thế, đặt câu hỏi một cách khéo léo sẽ giúp nhân sự lên ý tưởng, thực hiện chiến dịch hiệu quả hơn. Khi đã có những thông tin phù hợp, việc chắt lọc, xử lý chúng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, giảm tải áp lực lên các công việc trong ngày của nhân sự agency. Ngoài ra, nhân sự nên tập thói quen chắt lọc thông tin. Không phải trend nào mới nổi nhân sự cũng dùng được. Hãy chọn những thứ đắt và đáng, nếu cảm thấy lấn cấn, đừng cố sử dụng."