Pitching không còn là một thuật ngữ xa lạ đối với giới truyền thông. Trong buổi pitching này, các agency sẽ phải trình bày những ý tưởng sáng tạo dựa trên brief mà khách hàng đưa ra để giành được dự án về cho công ty. Hiện nay, xu hướng làm việc từ xa khiến nhiều thương hiệu chuyển sang hình thức pitching qua mạng. Do đó, các agency cần phải học cách thuyết trình trực tuyến một cách sinh động, lôi cuốn và tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ qua một màn hình nhỏ.

Tuy hình thức pitching trực tuyến khá mới mẻ nhưng bạn có thể tận dụng tư duy sáng tạo, các phần mềm họp nhóm, công cụ kỹ thuật số để tăng khả năng cạnh tranh với các agency đối thủ khác. Sau đây là 11 lưu ý dành cho marketer để lên kế hoạch, luyện tập và thuyết trình bài pitching trực tuyến.

Lên kế hoạch pitching

1. Vạch kế hoạch cho một bài thuyết trình trôi chảy

Với sự phát triển của công nghệ video call, các cuộc pitching đều có thể diễn ra trực tuyến. Nhưng trước đó, bạn hãy dành thời gian để chọn ra những phần quan trọng trong bài để chia sẻ màn hình với khách hàng, đồng thời xác định người thuyết trình cụ thể. Sau khi đã lên dàn bài thuyết trình, hãy thực hành trước các tính năng của video call như chia sẻ màn hình để tránh những sai sót kỹ thuật trong quá trình pitching.

Lấy ví dụ, trong các buổi pitching trực tiếp, bạn thường minh họa ý tưởng bằng các sản phẩm thực tế, hoặc yêu cầu khách hàng giơ tay nếu họ đồng ý với ý tưởng của bạn. Tuy nhiên khi pitching online, bạn cần tìm ra những cách thức tương tác mới. Thay vì trình bày các sản phẩm cụ thể, bạn cần phải thực hiện một bản demo để khách hàng dễ hình dung ý tưởng. Hoặc, thăm dò ý kiến của khách hàng bằng cách yêu cầu họ trả lời câu hỏi có/không trong phần trò chuyện của video call.

2. Hãy ghi nhớ: Thời gian là tất cả

Khi pitching trực tiếp, bạn thường có nửa tiếng để trình bày ý tưởng và trả lời các câu hỏi. Bạn còn có thể tận dụng khoảng thời gian sau đó nếu khách hàng tiếp tục đặt câu hỏi hoặc trò chuyện với bạn trước khi kết thúc buổi họp. Vì vậy, khi thực hiện pitching online, mặc dù có nhiều cơ hội để lại ấn tượng tốt với khách hàng nhưng bạn lại bị giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định. Giải pháp đưa ra là hãy mô tả ý tưởng dự án nhanh chóng và ngắn gọn. Tập trung lý giải tại sao ý tưởng của bạn là một khoản đầu tư tốt, các phát biểu của bạn phải được hỗ trợ về mặt dữ liệu và xác định những nguồn lực nào để thực hiện chiến dịch.

Dự đoán và giải quyết các mối quan tâm của trưởng nhóm hoặc khách hàng trong bài trình bày để rút ngắn thời gian Q&A, đồng thời khiến khách hàng tiềm năng tin rằng bạn rất coi trọng mục tiêu và sứ mệnh của họ.

Luyện tập pitching

3. Ghi lại quá trình luyện tập

Một cách tuyệt vời để luyện tập pitching là ghi hình phần trình bày của bạn bằng các phần mềm quay màn hình hoặc video call. Sau khi xem lại video, hãy ghi chú lại những điểm bạn cần cải thiện về nội dung thuyết trình hoặc các khía cạnh kỹ thuật như cách điều hướng trình chiếu hoặc bất kỳ sự cố nào mà bạn đã gặp phải.

Ngoài việc tự ghi lại quá trình luyện tập, bạn có thể thử video call với một vài thành viên trong nhóm để họ có thể đưa ra phản hồi về cách trình bày hoặc chỉ ra những vấn đề kỹ thuật phát hiện ra từ máy tính của họ. Chẳng hạn như trước đây, có nhiều trường học tổ chức các lớp trực tuyến trên Zoom đã phát hiện ra một số sinh viên và giáo viên không thể sử dụng công cụ Whiteboard vì nó không khả dụng trên máy tính Chromebook. Do đó, khi phát hiện ra một vấn đề nào đó tương tự khi luyện tập trực tuyến, bạn sẽ có thời gian điều chỉnh bài thuyết trình phù hợp.

4. Kiểm tra hình ảnh, video và âm thanh của bạn trước cuộc gọi

Một số video và hình ảnh khi nghe nhìn trực tiếp sẽ vô cùng hoàn hảo nhưng chúng lại hiển thị kém khi thực hiện các cuộc gọi video, đặc biệt là ở những khu vực có tốc độ internet chậm. Vì vậy khi luyện tập pitching, hãy đảm bảo rằng bạn biết cách phát video, hình ảnh phải có độ phân giải cao, kiểm tra kỹ các GIF có thể phát tự động hay không và thử điều chỉnh tăng giảm âm lượng. Ngoài ra, nếu video trong bài thuyết trình của bạn có tình trạng bị giật, mờ hoặc âm thanh khó nghe, hãy cân nhắc thay đổi video đó bằng ảnh hoặc GIF.

Tiến hành pitching

5. Chuẩn bị không gian

Bạn có thể chọn hoặc tự tạo ra một không gian họp trực tuyến với phông nền chuyên nghiệp, hạn chế tiếng ồn và đảm bảo đường truyền internet ổn định. Bạn không thể nào tập trung vào công việc nếu khách hàng đang ngồi bên cửa sổ và có người cắt cỏ ồn ào bên ngoài đúng không?

6. Ứng dụng tính năng Phòng chờ (Waiting Room)

Một số công cụ video call ngày nay có sẵn tính năng Phòng chờ, hiển thị một số thông tin cơ bản của người dùng cho đến khi chủ phòng (host) đồng ý cho họ tham gia cuộc gọi. Nếu bạn là host, tính năng này sẽ cho phép bạn tham gia cuộc gọi trước, xem danh sách thành viên chờ và đồng ý cho phép họ vào cuộc họp cùng một lúc hoặc từng người một. Phòng chờ này cũng đảm bảo rằng những người tham dự cuộc họp sẽ chỉ nhìn thấy bạn khi bạn đã sẵn sàng.

Tính năng Phòng chờ có thể là một lựa chọn tuyệt vời cho những ai làm host mà muốn tránh sự lúng túng khi chào hỏi từng người một, hoặc dành cho các nhóm muốn vào phòng họp trước để thảo luận với nhau.

Sau đây là cách thức hoạt động của Phòng chờ trên ứng dụng Zoom:

7. Chào hỏi trước khi pitching

Tương tự như các cuộc họp trực tiếp, hãy chào hỏi đồng đội và khách hàng của bạn. Bạn cũng có thể gợi một vài câu chuyện xã giao trước khi bắt đầu pitching và không quên cảm ơn mọi người đã tham dự cuộc họp sau khi kết thúc bài thuyết trình.

8. Nhìn thẳng vào camera trong suốt bài thuyết trình

Trong một buổi pitching trực tiếp, bạn có thể thu hút người nghe bằng cách di chuyển xung quanh, giao tiếp bằng mắt hoặc giao tiếp với một vài khán giả. Tuy nhiên, các chiến thuật này quả là khó khăn hơn nhiều khi pitching online. Đó là lý do tại sao bạn cần bật camera máy tính lên và nhìn thẳng vào nó, trình bày một cách dõng dạc và sinh động để tạo sự kết nối với khán giả trong suốt bài thuyết trình.

Theo nghiên cứu, 93% giao tiếp là không lời. Mặc dù bạn đang thực hiện một bài thuyết trình qua mạng nhưng giao tiếp bằng mắt vẫn là một cách quan trọng để thu hút sự chú ý của khán giả. Bạn có thể nhìn vào camera hoặc chính giữa màn hình thay vì đọc văn bản trực tiếp từ các trang trình bày của bạn.

Đọc thêm: Marketer cần lưu ý 3 điều này để kiểm soát phương tiện truyền thông hiệu quả

9. Đảm bảo các ghi chú của bạn không hiển thị trên màn hình chia sẻ

Những ghi chú trong bài thuyết trình hẳn là một cách hữu ích để nhắc nhở bản thân trình bày tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn chia sẻ màn hình và vô tình hiển thị cho người xem ghi chú cá nhân của bạn bên cạnh slide thì buổi họp sẽ trở nên thiếu chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào phần mềm video mà bạn sử dụng, bạn có thể cài đặt chỉ chia sẻ slide với khán giả mà vẫn có thể xem ghi chú cho mỗi slide trên màn hình của bạn. Hãy bảo là bạn đã thực hành điều này trước khi thuyết trình để tránh gặp tình huống khó xử nhé.

Kết thúc bài pitching

10. Tắt chế độ chia sẻ màn hình và dành thời gian cho các câu hỏi

Sau khi hoàn thành bài thuyết trình, bạn hãy dành thêm thời gian để trả lời các câu hỏi của khách hàng hoặc trưởng nhóm liên quan đến dự án. Hãy đảm bảo bạn đã tắt chế độ chia sẻ màn hình để mọi người tập trung thảo luận.

Khi kết thúc cuộc gọi, hãy cảm ơn khán giả một lần nữa vì đã dành thời gian tham dự và bàn về những bước triển khai tiếp theo nếu khách hàng hài lòng với bài pitching của bạn.

11. Tận dụng tính năng ghi hình cuộc gọi video

Đôi khi, một số bên liên quan không thể tham gia buổi trực tuyến thì bạn có thể ghi hình bài thuyết trình để họ tham khảo. Trước khi bắt đầu, hãy nhớ thông báo cho những người tham dự rằng bạn sẽ ghi lại buổi pitching để đề phòng ai đó muốn ẩn video của họ hoặc không thoải mái khi bị ghi hình lại. Sau khi hoàn thành pitching, bạn sẽ có thể gửi bản ghi hình đó qua email cho các bên liên quan không thể tham dự, nếu cần.

Ngọc Anh / Advertising Vietnam
Theo HubSpot Blog