8 lỗi cần tránh khi viết thông cáo báo chí

Theo Hubspot, thông cáo báo chí (Press Release) là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông. Đây sẽ là loại văn bản gửi đến các cơ quan truyền thông đại chúng, để họ đưa thông tin về sự kiện/chiến dịch hoặc bất cứ vấn đề nào cần được phát ngôn chính thức đến gần với công chúng hơn. 

Theo Báo cáo Truyền thông toàn cầu do Cision thực hiện vào năm 2021, có tới 78% nhà báo nói rằng họ thích các thông cáo báo chí hơn là các loại nội dung khác. Mặc dù thông cáo báo chí cũng là một công cụ quan trọng trong tiếp thị, vẫn có một số marketer “mù mờ” trong việc soạn thảo một văn bản đúng và hay. Dưới đây là 8 lỗi cần tránh khi viết thông cáo báo chí, giúp marketer vừa xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan báo chí - truyền thông, vừa có được sản phẩm đúng nhu cầu. 

Không dẫn đường liên kết

Thông cáo báo chí vẫn là một văn bản phát hành trong thời đại kỹ thuật số, vì vậy sẽ cần đường liên kết dẫn người đọc đến những tài liệu có liên quan. Hơn nữa, thương hiệu không chỉ gửi thông cáo báo chí cho các tòa soạn báo mà còn có thể đăng tải trên website, page/group hoặc các đơn vị quảng cáo/truyền thông khác. Nếu một thông cáo báo chí thiếu đường dẫn link, dù nội dung có tuyệt vời đến đâu vẫn không dẫn khách hàng đi tới nơi nào cả, đồng nghĩa bỏ qua các cơ hội chuyển đổi tiềm năng. 

Giải pháp: Lên bố cục thông cáo báo chí, chọn lọc những thông tin có thể chèn đường liên kết. Lưu ý không sử dụng quá nhiều đường link mà chỉ chọn ra những cái có giá trị chuyển đổi cao nhất.

Thông cáo báo chí vẫn là một văn bản phát hành trong thời đại kỹ thuật số, vì vậy sẽ cần đường liên kết dẫn người đọc đến những tài liệu có liên quan.

Không tối ưu SEO

Một thông cáo báo chí hoàn toàn có thể cải thiện hiệu suất SEO bằng những phương thức như: Tăng số lượng backlinks từ các website khác, Tăng khả năng hiển thị thương hiệu trong các công cụ tìm kiếm, Tăng xếp hạng công cụ tìm kiếm… Như vậy, không chỉ đóng vai trò truyền đạt thông tin, thông cáo báo chí sẽ tăng cả độ nhận diện thương hiệu trên kỹ thuật số và thúc đẩy lưu lượng truy cập tự nhiên (organic traffic) đến trang web của thương hiệu. 

Giải pháp: Sử dụng các công cụ đo lường SEO như SEOQuake, GT Metrix, Screaming Frog SEO spider,... để kiểm tra các thông cáo báo chí. 

Không có phần thông tin liên hệ

Một sai lầm không đáng có chính là quên thêm phần thông tin liên hệ trong thông cáo báo chí, bao gồm số điện thoại, email, fax, fanpage các trang Mạng xã hội. Nếu các bên quan tâm muốn liên hệ với thương hiệu, họ sẽ phải đi tìm kiếm từ các nguồn không chính thống và có thể dẫn tới nhầm lẫn hoặc mất thời gian.

Giải pháp: Đảm bảo ít nhất 2 cách thức liên hệ ở cuối thông cáo báo chí. 

Thông cáo báo chí (Press Release) là một thông báo chính thức mà một tổ chức muốn truyền tải tới giới truyền thông.

Bỏ qua phần Giới thiệu

Một số marketer sẽ “mạnh tay” bỏ qua phần giới thiệu công ty vì nghĩ rằng nó không cần thiết. Tuy nhiên, nếu các bên quan tâm biết nhãn hàng này là ai, đang làm gì và có mục tiêu lý tưởng vận hành nào sẽ tạo ra tiềm năng chuyển đổi. Hơn nữa, tự mình giới thiệu bản thân vẫn tốt hơn là để người khác tìm hiểu từ những nguồn thông tin không thể kiểm soát. 

Giải pháp: Chừa không gian cho phần Giới thiệu, viết một cách ngắn gọn, chính xác về những gì nhãn hàng đang làm, đang hướng tới trong thị trường. Lưu ý những thông tin này cần nhất quán với các nền tảng khác. 

Nếu các bên quan tâm biết nhãn hàng này là ai, đang làm gì và có mục tiêu lý tưởng vận hành nào sẽ tạo ra tiềm năng chuyển đổi. 

Không có mục tiêu rõ ràng

Tại sao độc giả nên cần những thông tin này? Tại sao các cơ quan tòa soạn phải truyền tải chúng đến công chúng? Thông cáo báo chí này có gì quan trọng, thú vị đáng để bàn luận? Nếu trước khi viết, marketer không tự giải đáp những câu hỏi này thì thông cáo báo chí sẽ bị mất định hướng, buồn tẻ và khô khan. 

Giải pháp: Trước khi viết thông cáo báo chí, hãy viết ngắn gọn một câu về lí do thông cáo báo chí này có ý nghĩa. Trong quá trình viết liên tục nhắc nhớ về lí do đó để cho ra sản phẩm có ích nhất. 

Sử dụng trích dẫn nhiều cảm xúc

Dùng các câu trích dẫn của ban lãnh đạo trong thông cáo báo chí không có gì sai. Thế nhưng, sẽ không hiệu quả nếu những trích dẫn đó chỉ đơn thuần bộc lộ cảm xúc chứ không cung cấp bất kì thông tin giá trị nào. Độc giả không quan tâm một CEO “vui mừng” như thế nào khi công bố thông cáo báo chí này, điều họ muốn biết là nội dung thông cáo báo chí nói về điều gì và tại sao nó lại quan trọng với họ. 

Giải pháp: Các trích dẫn không cần phải đến từ cấp cao của công ty, mà có thể là chia sẻ đã được duyệt qua của những người tham gia trực tiếp vào dự án/sự kiện. Khi sử dụng trích dẫn nên đặt giá trị thông tin lên hàng đầu để giữ được tính khách quan và hữu ích của một thông cáo báo chí. 

Một văn bản thông cáo báo chí nên giữ tính khách quan và chính xác.



Trích nguồn của bên thứ ba nhưng không xin phép

Trích dẫn là một cách giúp thông cáo báo chí bớt “khô khan”, đồng thời đem lại những thông tin hữu ích, đa chiều hơn cho độc giả. Thế nhưng, việc sử dụng trích dẫn của một bên thứ ba mà không báo trước sẽ là một điều cấm kị. Lỗi sai này sẽ gây bất hòa giữa các bên với nhau, khiến người phát ngôn trích dẫn đó cảm thấy không được tôn trọng và chính nhãn hàng cũng trở nên mất uy tín trong mắt độc giả.

Giải pháp: Cần xác định hẳn qui trình sử dụng trích dẫn từ bên thứ 3: Liên hệ với các nguồn, Trình bày về thông cáo báo chí, Giải thích phát ngôn của họ sẽ được trích dẫn trong bối cảnh nào, Xin phép. 

PR “lộ liễu”

Thông cáo báo chí là văn bản do thương hiệu viết ra. Nhưng những thông tin trong đó không nên chỉ nhấn mạnh về thương hiệu. Hãy tập trung vào những vấn đề và làm sao để vấn đề đó có ý nghĩa, có liên quan tới đời sống của độc giả, như vậy họ sẽ có lí do để tiếp tục đọc thông cáo báo chí. 

Giải pháp: Trong thông cáo báo chí, việc quảng bá thương hiệu và việc làm nổi bật tác động của dự án, dịch vụ hoặc nghiên cứu mới nhất của thương hiệu, thường rất mong manh. Nguyên tắc ở đây là hãy đảm bảo dòng tiêu đề và đoạn đầu tiên nói về những gì thương hiệu đã làm, chứ không phải thương hiệu tuyệt vời như thế nào.

Thông cáo báo chí nên tập trung vào những vấn đề có ý nghĩa và liên quan tới đời sống của độc giả.

Thông cáo báo chí cũng là một công cụ quan trọng khi các thương hiệu muốn làm PR. Đây không phải là một loại văn bản khô khan, “chỉ cần áp công thức là ra”., mà mMarketer thực sự phải có chiến lược rõ ràng để thông cáo báo chí có thể kể được câu chuyện thương hiệu một cách độc đáo. Trên đây là 8 sai lầm mà marketers cần tránh để viết thông cáo báo chí đúng và hay. 

Theo Hubspot

Hằng Trần