Hubspot: 8 cách để viết đơn giản mà hiệu quả

Có ý kiến cho rằng viết ngắn và đủ ý thì khó hơn viết dài mà lê thê. Do đó, Content Writer nên chọn cách viết đơn giản thay vì thách thức người đọc bởi những lối diễn đạt trúc trắc. 

Thế nào là một kiểu viết đơn giản 

Theo Hubspot, viết đơn giản là diễn giải nội dung sao cho dễ đọc. Dù chủ đề có phức tạp đến đâu, một người viết hiệu quả cần tìm ra cách truyền tải thông tin một cách mạch lạc và dễ hiểu đến người đọc.

Viết đơn giản là diễn giải nội dung sao cho dễ đọc

Tuy nhiên, định nghĩa “đơn giản" sẽ còn phụ thuộc vào đối tượng mục tiêu mà bài viết hướng tới. “Content Writer sẽ có những bộ từ vựng và cách diễn đạt khác nhau cho từng đối tượng khác nhau. Mỗi khán giả có tiêu chí riêng của họ về sự đơn giản. Một nội dung dễ đọc với người làm quảng cáo chưa chắc đã mang lại cảm giác tương tự với một bác sĩ y khoa và ngược lại", trang Hubspot viết. 

Mỗi khán giả có tiêu chí riêng của họ về sự đơn giản

Vậy làm cách nào để Content Writer có thể áp dụng một cách viết đơn giản, vừa đảm bảo chất lượng thông tin vừa truyền tải thông điệp hiệu quả tới khách hàng? 

Dưới đây là 8 bí quyết do Hubspot gợi ý. 

8 bước để truyền tải thông điệp một cách đơn giản

1. Viết văn như cách bạn nói

Ramit Sethi là tác giả của quyển sách bán chạy nhất của New York Times "Teach You To Be Rich". Phong cách viết của anh đặc biệt bởi nó tạo cảm giác như anh đang trò chuyện trực tiếp với người đọc tại một không gian ấm cúng. Kể cả những bài đăng trên blog, Ramit Sethi đều sử dụng những từ ngữ giản dị cũng như cách diễn đạt rành mạch giúp bài viết trở nên gần gũi với người đọc hơn. 

Sử dụng những từ ngữ giản dị cũng như cách diễn đạt rành mạch giúp bài viết trở nên gần gũi hơn

2. Chuyển đoạn một cách mạch lạc

Trong quá trình đọc văn bản, nếu người viết bất ngờ chuyển sang một chủ đề khác mà không báo trước, điều này có thể khiến người đọc cảm thấy bối rối và hoang mang. Vì thế, người viết cần chuyển đoạn một cách rõ ràng, mạch lạc bằng cách đặt tiêu đề mới hoặc viết vài dòng chuyển đoạn để người đọc có thể theo dõi và nắm bắt thông tin dễ dàng hơn.

Viết đơn giản giúp người viết tối ưu thời gian

3. Sử dụng các ví dụ và hình minh họa

Một trong những cách giúp người đọc dễ hình dung sự việc là đưa ra một ví dụ thực tế hoặc kết hợp hình minh họa. Đây cũng là một phương pháp nằm trong kỹ thuật “Show, Don’t Tell” (Tạm dịch: Cho họ thấy, đừng chỉ kể): trình bày và mô tả hành động, lời nói, cảm xúc của mình bằng các từ ngữ trực quan. Ngoài ra, tác giả cũng có thể kết hợp sử dụng các ví dụ và hình ảnh minh hoạ để bổ trợ thêm cho bài viết.

4. Viết các đoạn văn ngắn gọn

Thông thường, tốc độ mắt của người đọc sẽ di chuyển nhanh hơn tốc độ não bộ xử lý thông tin. Vì thế, chuyên gia Hubspot gợi ý rằng mỗi đoạn văn bản chỉ nên có tối đa sáu dòng để người đọc tiếp thu hiệu quả thông tin. Hơn nữa, việc sử dụng dấu chấm câu ngắt đoạn hợp lý sẽ giúp ngắt sự chuyển động của mắt và não bộ của người đọc có đủ thời gian xử lý thông tin.

Việc sử dụng dấu chấm câu ngắt đoạn hợp lý sẽ giúp đơn giản hoá bài viết

5. Nhờ người khác kiểm tra văn bản

Nếu gặp khó khăn trong việc truyền tải thông tin, người viết có thể nhờ một người khác chỉnh sửa bài viết, hay yêu cầu sự giúp đỡ từ một người không biết nhiều về chủ đề mà bạn đang viết. Nếu họ hiểu những gì bạn truyền tải, bài viết của bạn đã đạt được mục tiêu là truyền tải thông tin. 

Không bắt buộc phải là bạn bè, người viết có thể nhờ đến sự hỗ trợ của công cụ viết A.I

6. Đặt câu hỏi và cung cấp câu trả lời

Socrates là nhà triết gia Hy Lạp cổ điển, người được ghi nhận đã đặt nền móng cho triết học phương Tây. Ông nổi tiếng với phương pháp đặt câu hỏi Socrates. Đây là một phương pháp thực hành giảng dạy sư phạm, trong đó giáo viên sẽ đặt câu hỏi để học sinh tìm lời giải đáp, sau đó rút ra câu trả lời và kết luận cuối cùng.

Phương pháp Socartes giúp người đọc tự khai thác và xâu chuỗi kiến thức, thông tin để đi đến kết luận hoặc giải pháp cho một chủ đề nào đó. Người viết có thể áp dụng phương pháp này để giúp người đọc sắp xếp suy nghĩ, thông tin và tìm được lời giải đáp cuối cùng cho vấn đề.

Người viết nên sắp xếp suy nghĩ, thông tin và tìm được lời giải đáp cuối cùng cho vấn đề trước khi bắt tay vào viết

7. Xóa những từ không cần thiết

Sau khi đã đọc lại văn bản, người viết nên loại bỏ những từ ngữ không cần thiết để rút ngắn văn bản. Điều này cũng giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được ý chính, không bị từ ngữ gây nhiễu loạn thông tin.

Người viết nên loại bỏ những từ ngữ không cần thiết để rút ngắn văn bản

8. Sử dụng những câu ngắn

Chuyên gia Hubspot cho rằng người viết chỉ nên sử dụng tối đa 25 từ trong một câu. Câu văn ngắn luôn mang lại hiệu quả tốt hơn so với những câu dài dòng. Độ dài vừa phải sẽ góp phần thể hiện sự rõ ràng, mạch lạc và tính liên kết của thông tin cũng như thể hiện kỹ thuật viết của tác giả.

Chuyên gia Hubspot cho rằng người viết chỉ nên sử dụng tối đa 25 từ trong một câu

Theo Hubspot

Hằng Trần