Khi nhắc đến vị trí “Account”, mọi người chỉ nghĩ đến việc họ sẽ ra ngoài gặp gỡ, giao tiếp với khách hàng, trao đổi với team Internal để công việc diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Thế nhưng bên cạnh vai trò là người đứng giữa, trình bày công việc và truyền tải phản hồi từ khách hàng, một người làm Account còn phải “còng lưng” quản lý “paperwork” - giấy tờ và hoá đơn của dự án. 

Sau mỗi lần kết thúc dự án, các agency sẽ tiến hành quá trình làm giấy tờ và thanh toán (payment process) cho khách hàng. Tưởng chừng đây chỉ là một công việc đơn giản như cầm bút ký tên là xong, thế nhưng quy trình làm giấy tờ, hoá đơn thanh toán cho các bên vendor hay Freelancer lại phải trải qua rất nhiều bước xử lý phức tạp, mất nhiều thời gian quán xuyến đến mức được ví von như “cơn ác mộng của Account” mỗi lần kết thúc dự án.

Vậy cụ thể, quá trình này diễn ra như thế nào? Vì sao nhiều công ty lại dùng lý do “Kế toán đi đẻ” để giải thích về tình trạng thanh toán chậm? Trong trường hợp này, Account phải trả lời ra sao? Hãy cùng các nhân sự đến từ Oliver - UStudio, Halo Communications và Fanscom Agency phân tích về chủ đề này!

Paperwork “đáng sợ” như thế nào?

Trong quá trình thực thi dự án, không những đội ngũ nhân sự nội bộ tham gia mà agency còn cần phải hợp tác với bên thứ ba gồm những cá nhân (CTV) hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ liên quan (vendor) để cùng hỗ trợ hoàn thành dự án. Theo đó, “paperwork” chính là những thủ tục được xử lý cẩn thận nhằm đảm bảo quá trình hợp tác này có thể diễn ra đúng như yêu cầu của đôi bên. Thế nhưng để có thể làm được điều này, Account phải trải qua quy trình nhiều bước phức tạp, rắc rối và mất nhiều thời gian. Chị Yến Vy - Client Executive tại Halo Communications chia sẻ rằng quá trình thanh toán tại công ty chị sẽ diễn ra như sau:

Cụ thể hơn, anh Quang Anh - Digital Producer (Senior Account Executive) tại Oliver - UStudio phân tích: “Quy trình làm giấy tờ và thanh toán sẽ tuỳ vào công việc, thời gian thực hiện và giá trị hợp đồng. Ví dụ với những vendor thực hiện dự án trong thời gian dài, giá trị hợp đồng lớn thì công ty sẽ cần có 3 đợt thanh toán. Với những trường hợp khác, công ty sẽ chia làm 2 đợt thanh toán: trước khi thực hiện và sau khi hoàn thành công việc.”

Thông thường quy trình làm giấy tờ và thanh toán sẽ gồm các giai đoạn như sau:

Giai đoạn 1: Thực hiện hợp đồng và thanh toán đợt 1 cho vendor - CTV: Lúc này, sau khi gửi brief cho các cá nhân và đơn vị outsource, họ sẽ báo với agency về chi phí và thời gian thực hiện. Sau đó, mức chi phí này sẽ được các bên cân nhắc và deal về thời gian thanh toán (payment term) dựa trên thời gian thanh toán của agency với khách hàng. Sau khi đã thống nhất về chi phí, payment term (điều khoản thanh toán) và công việc cần thực hiện thì agency sẽ tiến hành làm hợp đồng và thanh toán đợt 1 để các cá nhân và đơn vị outsource có căn cứ thực hiện công việc.

Giai đoạn 2: Vendor thực hiện, hoàn thành và agency nghiệm thu công việc: Sau khi đã hoàn tất dự án, agency và vendor sẽ cần nghiệm thu và thanh toán đợt cuối trước khi kết thúc một dự án.

Chị Bảo My - Account Executive tại Fanscom Agency cũng chia sẻ: “Thông thường việc thực hiện các giấy tờ sẽ mất khoảng hơn 1 tuần, nhưng thời gian chuẩn bị còn phụ thuộc vào thời gian chờ client/vendor/freelancer xác nhận, thêm việc ship hợp đồng để hai bên ký kết nữa. Còn về thời gian thanh toán, điều này sẽ tùy theo payment term của từng hợp đồng (ví dụ trong vòng 7-30 ngày làm việc từ khi hoàn thành công việc).”

Nhìn chung, quy trình thanh toán đều cần diễn ra theo các bước sau: duyệt chi phí, thực hiện hợp đồng, thực hiện dự án và nghiệm thu dự án. Tuy nhiên, anh Quang Anh cũng cho biết đôi khi các dự án của khách hàng cần được thực hiện gấp. Vì thế, trong một vài trường hợp, agency bắt buộc phải thực hiện dự án trước khi hoàn thiện các thủ tục hợp đồng, giấy tờ liên quan với khách hàng. Lúc này, Account của dự án với vai trò là người đứng giữa sẽ phải tìm cách để khách hàng xác nhận chi phí (confirm cost verbally) qua mail, từ đó có căn cứ xác định để các vendor và CTV yên tâm làm việc, cũng như thuyết phục họ về thời gian thanh toán. Ngoài ra, Account cũng phải chu toàn các chi phí để không phát sinh thêm khoản tạm ứng nào cho khách hàng. 

Biên soạn hợp đồng, trình lên cấp trên, chờ phê duyệt,... là những công việc mất rất nhiều thời gian, đòi hỏi Account phải cẩn thận, tỉ mỉ, có trí nhớ tốt để không làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án, hay thậm chí là mối quan hệ giữa agency và vendor - freelancer. “Bộ phận mình mất nhiều thời gian chờ đợi nhất là External. Ví dụ đối với vendor là Influencer thì team Social sẽ làm việc trực tiếp với họ. Nếu cần thông tin gì, mình phải liên lạc qua team, sau đó các nhân sự thuộc bộ phận này mới chuyển lời với Influencer. Bên cạnh đó, các Influencer cũng rất bận nên họ có thể không phản hồi sớm, khiến công việc của mình bị ảnh hưởng”, chị Bảo My nói.

Với mỗi dự án, nhìn chung số lượng paperwork Account quán xuyến khá nhiều, tuỳ thuộc vào tính chất và quy mô của dự án. Hơn nữa, đôi khi một Account phải đảm nhận nhiều dự án khác nhau trong cùng một thời điểm. Lúc này, số lượng paperwork lại càng gia tăng khiến khối lượng công việc của Account ngày càng “đồ sộ”. Chị Yến Vy chia sẻ rằng chị sẽ nhận trung bình là 3 dự án, sau đó phụ trách các paperwork gồm hợp đồng, bộ nghiệm thu (biên bản nghiệm thu, report, hóa đơn). Còn đối với một Senior Account Executive như anh Quang Anh, anh sẽ đảm nhận từ 3 đến 5 dự án. Số lượng paperwork cần xử lý lúc này sẽ phụ thuộc vào số lượng stakeholder (bao gồm khách hàng, vendor, CTV) trong dự án đó. 

Thế nhưng dù paperwork tốn nhiều thời gian nhưng đồng thời, Account vẫn phải bắt buộc thực hiện theo quy trình nếu muốn dự án được triển khai đúng tiến độ. 

Nỗi khổ khi bị “dí” thanh toán và lý do muôn thuở: “Kế toán đi đẻ”

Thông thường, Account sẽ là người chuẩn bị hợp đồng, thực hiện quy trình thanh toán cho dự án. Thế nhưng để CTV và vendor chính thức nhận được tiền, các nhân sự phải trải qua nhiều bước phê duyệt, trong đó người nắm giữ ngân sách của công ty lại là bộ phận Kế toán. Vì thế, đôi khi trong một số trường hợp agency chậm thanh toán, “Kế toán đi đẻ” lại trở thành lý do muôn thuở để Account giải thích với các đối tác.

Anh Quang Anh giải thích rằng, mọi người thường hay nói đùa với nhau về chị Kế toán quyền lực trong agency. Đây là bộ phận kiểm soát dòng tiền trong các công ty nói chung và agency nói riêng. Với đặc thù công việc tại agency, sự linh động của việc thanh toán cho vendor - CTV cũng sẽ phụ thuộc vào các nhân sự thuộc bộ phận này. Ngoài lý do “Kế toán đi đẻ" thì còn một lý do phổ biến khác trong ngành là “Giám đốc đi công tác”. Lý do này cũng khá hợp lý vì các khoản chi tiêu cần có sự chấp thuận từ các lãnh đạo cấp trên.

Đôi khi quá trình làm paperwork và thủ tục thanh toán, ứng tiền diễn ra quá phức tạp và tiêu tốn quá nhiều thời gian, dẫn đến việc đôi khi agency thanh toán trễ cho các đối tác. Chị Bảo My cho biết, những lý do khiến việc thanh toán tại agency bị chậm trễ có thể do Account miss deadline thanh toán, hoặc các bên confirm hợp đồng trễ, dòng tiền của công ty bị gián đoạn, việc vận chuyển hợp đồng mất thời gian,… Nhìn chung, nguyên nhân có thể xuất phát từ nhiều nơi.

Theo đó, chị Vy Nguyễn bày tỏ, việc thanh toán chậm trễ có thể xảy ra ở một số dự án. Đôi khi dòng tiền của công ty gặp trục trặc hay lỗi hệ thống giao dịch của ngân hàng nên agency chưa thể chi trả tiền cọc kịp thời cho vendor. Trong trường hợp Account quên gửi duyệt/submit trễ paperwork cho Kế toán khiến việc thanh toán bị chậm trễ, điều này có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa agency và Freelance - đối tác. Nếu việc thanh toán chậm trễ là do lỗi từ phía Kế toán sơ xuất, điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến Account, team Internal đang thực hiện dự án vì lý do trì trệ tiến độ công việc, mất lòng khách hàng, giảm độ uy tín và lớn hơn là ảnh hưởng danh tiếng của công ty.

Để đảm bảo dự án được diễn ra một cách trơn tru đúng tiến độ, nhiều nhân sự agency thậm chí còn “đánh liều” và tự ứng tiền túi để thực thi trước dự án, dù cho đó là hành vi trái với quy trình của công ty. “Mọi người thường nói Account là ‘dâu trăm họ’ nên phải chiều lòng nhiều người, thực tế thì mình thấy sự thật đúng là vậy. Quá trình thanh toán với vendor/ CTV sẽ theo sau việc thanh toán của khách hàng, tức là khách hàng trả cho agency rồi thì agency mới có thể chuyển cho vendor. Tuy nhiên, mình đã gặp những vendor khá cứng nhắc và nhạy cảm trong quy định thanh toán, vì thế mình sẽ cần thanh toán 50% giá trị hợp đồng trước khi họ thực hiện công việc. Một số vendor chia sẻ rằng họ đã từng support thực hiện trước và cuối cùng bị… quỵt, không được thanh toán, vì thế sau này họ cần ‘tiền trao cháo múc’”, anh Quang Anh nói.

Tuy nhiên, chị Bảo My lại cho rằng các nhân sự không nên tự ứng tiền để thực hiện dự án. Thứ nhất là sai quy trình, thứ hai là phần thiệt thòi thuộc về nhân sự: “Việc dự án diễn ra suôn sẻ là điều ai cũng muốn nên không chỉ riêng nhân sự mà công ty cũng phải chịu trách nhiệm cho điều này. Nhân sự có thể thông báo trước với Kế toán để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất, tránh thiệt hại về tiền bạc cũng như chịu trách nhiệm pháp lý.” 

Việc thực hiện paperwork dù khó nhằn đến mấy, Account vẫn không dám lơ là

Dù quá trình thanh toán nhiều lớp lang, rườm rà và mất thời gian, thế nhưng các nhân sự vẫn cần thực hiện đúng và đủ các bước để tránh phát sinh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra, gây ảnh hưởng đến chính bản thân nhân sự và cả agency. “Hợp đồng và quá trình thanh toán liên quan đến tiền bạc, pháp lý cũng như vấn đề trách nhiệm lớn. Hơn nữa, quy trình paperwork của công ty được xây dựng dựa trên sự nghiên cứu kỹ lưỡng cũng như kinh nghiệm lâu năm của các anh chị Leader. Do đó, khi mình làm đúng quy trình có sẵn, tuy khá phức tạp nhưng nó đảm bảo an toàn, giảm tối thiểu các rủi ro cho công ty cũng như cá nhân người lao động bởi vì ‘sai một ly, đi một dặm’”, chị Bảo My chia sẻ.

Hơn nữa, mỗi bước xét duyệt là một lần các khoản chi phí được xem xét cẩn thận, đảm bảo công ty chi đúng số tiền và không xảy ra sai sót. Nhìn chung, để dự án được diễn ra đúng kế hoạch, các Account cần phải thực hiện đúng và đủ từng bước theo quy trình giấy tờ, thanh toán đã được thống nhất. Đầu tiên, chị Vy Nguyễn cho biết với mỗi dự án, nhân sự cần thông báo trước với Kế toán về thời hạn thanh toán, xuất hóa đơn để mọi người có thể hỗ trợ khi thực hiện các dự án có thời gian eo hẹp. Bên cạnh đó, nhân sự cũng cần nắm rõ thời gian cần thanh toán của đối tác để đảm bảo họ nhận được tiền đúng theo cam kết của hợp đồng.

Với những trường hợp cần xử lý gấp cho vendor hoặc khách hàng, Account sẽ cần linh động tạm ứng trước tiền cho CTV để dự án được thực hiện theo đúng tiến độ. Với anh Quang Anh, hướng giải quyết cho những vấn đề này là:

• Những khoản chi phí tạm ứng nhỏ thì Account có thể chủ động ứng trước.
• Đối với những khoản tạm ứng lớn hơn, Account cần gửi mail cho BOD hoặc leader để giải trình, xin công ty tạm ứng để dự án được thực hiện theo đúng tiến độ và không bị mất lòng khách hàng.

Từ kinh nghiệm của bản thân, chị Bảo My bày tỏ, nhân sự cần tạo một sheet để tracking toàn bộ paperwork (tiến độ hợp đồng, thời hạn thanh toán, tình trạng thanh toán,…) và thường xuyên cập nhật, theo dõi sheet để đảm bảo có thể quán xuyến và chu toàn hết mọi bộ hồ sơ liên quan đến các dự án. Trong trường hợp tình trạng chậm thanh toán xảy ra, để vừa giữ hòa khí với các bên và vừa đảm bảo tiến độ, nhân sự cũng cần có những nguyên tắc riêng, “có cương, có nhu”, tùy tình huống mà khéo léo trong việc giao tiếp để tránh mất lòng nhau và có thể phối hợp làm việc ăn ý lâu dài.

“Đối với Freelancer, họ là những cá nhân nhỏ lẻ thì có thể việc thanh toán chậm sẽ không tác động lớn đến danh tiếng. Thông thường, Account sẽ nghĩ cách… nói khéo để Freelancer thông cảm. Còn với những công ty vừa và nhỏ thì ít nhiều việc thanh toán muộn cũng sẽ ảnh hưởng không tốt đến mức độ uy tín, dẫn đến việc danh tiếng không tốt trong ngành, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ hợp tác với các công ty hiện tại, khó có thể tái hợp tác hoặc có thể bị từ chối làm việc từ những đối tác khác”, chị Vy Nguyễn nhận định.

Thế nhưng đôi khi paperwork lại chiếm nhiều thời gian khiến Account khó có thể đảm đương những công việc chuyên môn. Chia sẻ về điều này, anh Quang Anh nói: “Tỷ lệ thời gian dành cho paperwork đâu đó sẽ chiếm khoảng 10 - 20% thời gian của mình, tuỳ thuộc vào khối lượng công việc mình thực hiện mỗi ngày. Mình vẫn ưu tiên về project management, theo dõi tiến độ dự án cùng khách hàng và internal team. Sau đó, mình sẽ dành ra quỹ thời gian nhỏ để thực hiện paperwork. Chỉ khi nào việc thực hiện paperwork cần thực hiện gấp cho vendor thì mình mới ưu tiên hơn.”

Cùng đọc các bài viết thuộc chuyên mục Real Agency Life tại đây!