Nhân sự quá tải, mất tập trung vì số lượng email trong ngày quá nhiều: 5 cách giúp tối ưu thời gian xử lý email và nâng cao hiệu suất công việc

Trong thời đại số, email được xem là phương tiện trao đổi thông tin thiết yếu và nhanh chóng. Theo nghiên cứu của Viện nghiên cứu toàn cầu McKinsey (MGI - McKinsey Global Institute), các nhân sự dành 28% thời gian làm việc mỗi ngày để đọc và phản hồi email. Kiểm tra email vốn không phải là một việc quá phức tạp, tuy nhiên, số lượng email “khổng lồ” đổ về mỗi ngày đã khiến không ít nhân sự cảm thấy mệt mỏi và áp lực.

Vậy, đâu là những phương cách giúp nhân sự kiểm soát lượng email hiệu quả để giảm tải lo âu? Cùng tìm hiểu 5 gợi ý dưới đây!

1. Dành một khoảng thời gian cố định trong ngày để phản hồi email

Trên thực tế, một nhân sự phải thực hiện nhiều công việc (task) khác nhau trong ngày. Dù việc đọc hay trả lời email chỉ là một phần nhỏ, thế nhưng phải liên tục nhận và kiểm tra thông báo mới của hộp mail khiến nhân sự dễ bị phân tâm trong lúc làm việc. Để tránh mất quá nhiều thời gian và công sức, nhân sự nên sắp xếp một khoảng thời gian cố định trong ngày để tập trung phản hồi hộp thư đến tùy theo công việc và lịch trình cá nhân. Doanh nhân Matthew Paulson cho biết ông thường dành 15 phút sau giờ ăn trưa mỗi ngày để đọc và phản hồi email, trong khi ông Rory Vaden - Nhà đồng sáng lập Southwestern Consulting khuyên nhân sự nên dành riêng một buổi tối mỗi tuần để giải quyết những email tồn đọng.

Chuyên gia khuyên nhân sự nên dành một buổi tối để kiểm tra email

Việc phân loại email cũng không kém phần quan trọng. Ông Bill Liao - doanh nhân người Úc gợi ý các nhân sự có thể phân loại email theo 3 loại: cần trả lời ngay, chỉ cần đọc và có thể xóa, đánh dấu để đọc sau. Với những email gấp và quan trọng từ khách hàng hay liên quan đến dự án, nhân sự nên trả lời ngay. Ngược lại, với những email không quan trọng hay không cần phản hồi như các tin quảng cáo, xác nhận thông tin đơn hàng online, newsletter (bản tin trên website),… nhân sự có thể xóa hoặc lưu trữ để rút ngắn thời gian xử lý thông tin.

2. Trả lời email ngắn gọn và đúng trọng tâm

Nhiều nhân sự thường lo lắng và dành nhiều thời gian sắp xếp câu từ khi trả lời email để đảm bảo độ chỉn chu và không làm phật lòng cấp trên hay khách hàng. Tuy nhiên, nhà sản xuất công cụ quản lý email thông minh Sanebox cho biết: “Việc phản hồi email bằng vài câu ngắn gọn hoặc thậm chí là vài từ không hề thô lỗ chút nào.”

Trả lời email ngắn gọn không phải là thiếu tôn trọng hay tỏ thái độ thô lỗ

Tuy nhiên, một nguyên tắc mà nhân sự cần lưu ý là không được để trống tiêu đề email, đồng thời câu văn phải ngắn gọn, trả lời đúng trọng tâm, tránh lặp lại ý để cả người gửi và nhận email không mất thời gian đọc những thông tin không cần thiết. Ngoài ra, nhân sự có thể soạn sẵn những mẫu phản hồi tin để sử dụng ngay khi cần thiết nhằm tối ưu hóa công việc và tiết kiệm thời gian.

3. Hủy đăng ký nhận email quảng cáo

Những email thông báo khuyến mãi, ưu đãi từ các nhà cung cấp sản phẩm, dịch vụ luôn dễ khiến người dùng dễ dàng “lạc lối” trong đó. Thay vì dành thời gian để xóa hay bị phân tâm bởi thông báo của từng email quảng cáo, nhân sự nên hủy đăng ký (unsubscribe) ngay.

Không chỉ khiến người dùng tốn thời gian xóa, những email quảng cáo,

ưu đãi, spam… cũng chiếm khá nhiều bộ nhớ hộp thư điện tử

4. Tận dụng triệt để những phím tắt có sẵn

Hầu hết tất cả các hộp thư điện tử như Gmail, Outlook hay Apple Mail đều sử dụng bộ phím tắt như nhau. Trong đó, 8 phím tắt quan trọng và hữu dụng nhất là:

C (compose): Soạn email mới.
R (reply): Trả lời email.
A (reply all): Trả lời tất cả.
F (forward): Chuyển tiếp email.
E (archive): Lưu trữ email.
L (label): Dán nhãn email (sắp xếp các email cùng chủ đề vào 1 nhãn).
S (star): Đánh dấu email.
Ctrl + Enter (send): Gửi email.

Ngoài các phím tắt trên, người dùng có thể nhấn “Shift” + “?” để tra cứu thêm các phím tắt khác khi cần và thao tác nhanh chóng hơn khi xử lý email.

Bảng tra cứu phím tắt (keyboard shortcuts) trong Gmail

5. Sử dụng các tiện ích hỗ trợ quản lý hộp mail

Các tiện ích dưới đây có thể giúp nhân sự rút ngắn thời gian đọc và phản hồi email:

Boomerang

Là tiện ích của Chrome hỗ trợ gửi tự động, theo dõi các tin nhắn phản hồi và soạn email tốt hơn bằng công nghệ trí tuệ nhân tạo (A.I), Boomerang cho phép nhân sự đặt lịch gửi email ở một thời điểm cụ thể trong tương lai mà không cần phải online trong khung giờ đó. Nhân sự có thể thêm tiện ích mở rộng này vào Firefox 38, Chrome 5.0, Safari 5.1 và Opera 15 trở lên. Tiện ích này được sử dụng cùng với Gmail hặc G-Suite (Google Apps Email) trên trình duyệt web hoặc điện thoại di động (hỗ trợ IOS và Android).

Boomerang hỗ trợ Gmail, Outlook và cả ứng dụng di động

MixMax

Tiện ích mở rộng dành cho Gmail mang tên MixMax đã thu hút 10.000 người sử dụng và nhận 13,4 triệu USD vốn đầu tư được phát triển bởi một cựu nhân viên Google. MixMax cung cấp một loạt tính năng cho người sử dụng email như soạn sẵn nội dung và cài đặt thời gian gửi sau, cung cấp nhiều mẫu email trả lời cho các tình huống cụ thể, thậm chí là cả bảng thống kê, biểu đồ,... Ưu điểm của tiện ích này là người dùng có thể biết được liệu người nhận đã đọc mail của mình hay chưa. Tuy nhiên để có thể sử dụng MixMax, nhân sự hay người dùng cá nhân sẽ phải trả mức phí là 9 USD mỗi tháng (tương đương 200 nghìn đồng) để dùng ứng dụng và trên 50 USD (khoảng gần 1,2 triệu đồng) cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Superhuman

Tương tự như 2 tiện ích trên, Superhuman cũng được xem là “người bạn thân thiết” với nhân sự khi hỗ trợ quản lý và sắp xếp email, kết nối thông tin với các trang mạng xã hội (Facebook, LinkedIn và Twitter), lên lịch gửi email với tốc độ nhanh chóng hơn, kiểm tra chính tả và trạng thái đọc email,… Ngoài phiên bản trên máy tính, người dùng có thể tải ứng dụng về điện thoại để tiện sử dụng hơn.