5 bước chi tiết giúp xây dựng Deployment Plan hiệu quả, tối ưu nguồn lực cho thương hiệu

Đối với marketer, việc lên kế hoạch triển khai cho các hoạt động marketing trong tương lai là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Để có những chiến dịch thành công vang dội và đạt được mục tiêu thương hiệu đã đề ra, bắt buộc marketer phải nghiên cứu sâu sắc và chuẩn bị kỹ lưỡng. Lúc này, Deployment Plan - một bản kế hoạch cụ thể về việc phân bổ nguồn lực cũng như phòng ngừa những rủi ro và cách đo lường kết quả của các hoạt động marketing ra đời. 

Khám phá ngay 5 bước chi tiết để xây dựng Deployment Plan hiệu quả qua bài viết sau!

Deployment Plan là gì mà marketer nào cũng cần biết cách xây dựng?

Deployment Plan chính là cách marketer chi tiết hóa và đem Big Idea đến gần khách hàng mục tiêu hơn, qua kế hoạch triển khai chi tiết bao gồm các giai đoạn (phase) khác nhau. Những thành viên có liên quan thông qua Deployment Plan sẽ biết rõ chi tiết mục tiêu và hoạt động cụ thể sắp được thương hiệu triển khai trong tương lai. 

Deployment Plan giúp chi tiết hóa và đem Big Idea đến gần hơn tới khách hàng mục tiêu qua kế hoạch triển khai chi tiết gồm các giai đoạn khác nhau

Những thông tin đặc biệt quan trọng mà Deployment Plan cần có bao gồm:

• Issue tracking: Nhận dạng những vấn đề mà thương hiệu đang hoặc có khả năng sẽ gặp phải
• Roles and responsibilities (before, during and after implementation): Vai trò và nhiệm vụ cụ thể của những nhân sự liên quan trước, trong và sau quá trình lập kế hoạch
• System support: Nguồn lực của thương hiệu có thể hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và triển khai các hoạt động marketing 
• Escalation processes: Quy trình thực thi kế hoạch bao gồm các bước và nhiệm vụ cụ thể của từng nhân sự liên quan trong một khoảng thời gian nhất định 

Deployment Plan cần đảm bảo chứa một số thông tin nhất định để giúp thương hiệu đạt được mục tiêu đã đề ra 

Những lợi ích Deployment Plan đem đến cho thương hiệu

Việc lên kế hoạch cho mọi hoạt động marketing trong tương lai là rất quan trọng và được xem như một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của thương hiệu. Cụ thể, Deployment Plan có thể giúp:

• Tiết kiệm nguồn lực: Khi những nhân sự liên quan hiểu về kế hoạch triển khai và biết chính xác những công việc cần làm, họ sẽ ít mắc lỗi trong quá trình thực thi hơn. Hơn nữa, thương hiệu càng chuẩn bị kỹ lưỡng lại càng tăng khả năng tìm ra những cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu. Điều này có thể tiết kiệm nguồn lực cho thương hiệu cũng như tránh được rủi ro không đáng có. 
• Bảo mật tối đa: Có một số thông tin quan trọng mà thương hiệu cần đặc biệt bảo mật để tránh việc sao chép của đối thủ cạnh tranh. Do đó, khi có nản kế hoạch chi tiết, thương hiệu sẽ vạch ra được giới hạn tiếp cận đối với những nhân sự liên quan. Bằng cách chỉ định quyền tiếp cận, thương hiệu có thể giảm đến tối đa sự rò rỉ hay ăn cắp thông tin. 

Deployment Plan là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của thương hiệu

• Tối ưu kết quả: Trong suốt quá trình từ khi hình thành đến lúc triển khai kế hoạch phát triển, marketer cần đặc biệt bám sát khách hàng mục tiêu để đạt được hiệu quả kinh doanh đã đề ra. Và việc lập kế hoạch dựa trên những dữ liệu đã thu thập được cùng với tính toán kỹ lưỡng sẽ giúp thương hiệu đảm bảo không đi lệch so với dự tính ban đầu. 

Marketer cần lưu ý điều gì khi xây dựng Deployment Plan?

Luôn bắt đầu từ người tiêu dùng

Thấu hiểu nhu cầu của khách hàng chính là điểm xuất phát của những bản kế hoạch marketing thành công. Do đó, marketer cần thực sự đặt mình vào vị trí của người tiêu dùng để từ đó đưa đến giải pháp hữu ích thông qua sản phẩm hoặc dịch vụ của thương hiệu. Mọi hoạt động đều sẽ trở nên vô ích nếu không làm đối tượng mục tiêu của chiến dịch cảm thấy thỏa mãn hoặc ấn tượng. Vì vậy, nghiên cứu, khảo sát và nỗ lực để hiểu khách hàng chính là chìa khóa giúp marketer chinh phục được mục tiêu đã đề ra trước đó. 

Thấu hiểu nhu cầu của khách hàng chính là điểm xuất phát của những bản kế hoạch marketing thành công

Xem xét toàn diện và kỹ lưỡng

Khi chuẩn bị lên kế hoạch cho bất cứ một hoạt động mới nào, marketer cần nghiên cứu kỹ lưỡng để có cái nhìn tổng quát về thương hiệu. Điều này sẽ giúp tránh lãng phí nguồn lực cũng như tăng hiệu quả của hoạt động marketing. Lúc này, việc biết cách khai thác thông tin từ bên ngoài cũng như nội bộ thương hiệu là rất quan trọng. Bởi lẽ, mọi quyết định marketing trong bản kế hoạch phát triển sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thương hiệu. 

Cân nhắc về sự thay đổi 

Tạo ra một sản phẩm mới hoặc bất cứ thay đổi nào trong hoạt động marketing đều có thể đem đến thiệt hại nặng nề cho thương hiệu. Vì thế, mọi quyết định trong bản kế hoạch phát triển cần xuất phát từ việc nghiên cứu và tính toán kỹ lưỡng. Marketer cần cân nhắc thật kỹ trước khi đưa ra bất cứ nhiệm vụ cũng như mục tiêu nào. 

Mọi quyết định trong bản kế hoạch cần xuất phát từ việc nghiên cứu và tính toán kỹ lưỡng

5 bước chi tiết giúp xây dựng Deployment Plan hiệu quả

1. Làm rõ mục tiêu của kế hoạch 

Ngay từ khi bắt đầu, marketer cần làm rõ mục tiêu mà kế hoạch cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể. Thông thường, sẽ có 3 loại mục tiêu chính bao gồm: Business Objective (Mục tiêu kinh doanh), Marketing Objective (Mục tiêu Marketing) và Communication Objective (Mục tiêu truyền thông). Nếu như Business Objective hướng tới doanh thu, mức độ tăng trưởng hay thị phần, Marketing Objective mong muốn tạo ra sự thay đổi trong hành vi người tiêu dùng thì Communication Objective lại đặt trọng tâm vào việc tác động đến cảm xúc, suy nghĩ của người tiêu dùng mục tiêu. Đối với mỗi đích đến khác nhau, những hoạt động cụ thể cũng như nguồn lực cần thiết sẽ khác nhau. Vì thế, việc xem xét kỹ lưỡng về khả năng và xác định điểm đến sau cùng của một bản kế hoạch phát triển là vô cùng cần thiết. 

Thông qua một loạt những hoạt động được triển khai trong tương lai, thương hiệu muốn tạo ra ảnh hưởng như thế nào đến đối tượng nhận tin mục tiêu nói riêng và công chúng hay xã hội nói chung? Marketer cần dựa vào nguồn thông tin từ phía thương hiệu, khách hàng và các bên liên quan từ đó xem xét kỹ lưỡng mới có thể trả lời câu hỏi trên thật xuất sắc. 

Ngay từ khi bắt đầu, marketer cần làm rõ mục tiêu mà kế hoạch cần đạt được trong khoảng thời gian cụ thể

2. Dự báo và phòng ngừa rủi ro

Mọi sai lầm, dù là nhỏ nhất đều có thể phá hỏng kế hoạch đã được xây dựng kỳ công trước đó. Vì thế, để đạt được mục tiêu và tránh lãng phí nguồn lực, marketer cần nhìn nhận thật kỹ để phát hiện và liệt kê tất cả những rủi ro có thể xảy đến trong suốt quá trình triển khai các hoạt động marketing. Tiếp theo, việc tiến hành đánh giá tác động sau đó chỉ định xác suất cho từng rủi ro sẽ giúp thương hiệu xác định được đâu là mối nguy hiểm cần phòng ngừa trước tiên. 

Bên cạnh đó, từ lúc lập kế hoạch đến hết quá trình triển khai, những sự cố bất ngờ vẫn có thể xảy ra. Marketer cần có tầm nhìn xa và nhanh nhạy ứng biến để giải quyết những vấn đề phát sinh một cách êm đẹp, giúp thương hiệu giảm thiểu tối đa rủi ro. Để làm được điều này, ngay từ khi mới bắt đầu, việc đánh giá và chuẩn bị trước là điều vô cùng cần thiết. 

3. Thiết lập lịch trình cụ thể

Lịch trình triển khai sẽ bao gồm việc phân chia nhiệm vụ cho những nhân sự liên quan cũng như thời gian cụ thể để hoàn thành công việc được giao. Khi “điểm mặt đặt tên” trong bản kế hoạch, mỗi cá nhân sẽ có trách nhiệm hơn với mục tiêu chung của tổ chức. Lịch trình càng chi tiết và rõ ràng, những hoạt động marketing trong tương lai của thương hiệu lại càng suôn sẻ và hiệu quả. Ngoài ra, đây cũng là căn cứ để những nhà quản trị có thể dễ dàng theo dõi tiến trình triển khai của kế hoạch. 

Lịch trình càng chi tiết và rõ ràng, những hoạt động marketing trong tương lai của thương hiệu lại càng suôn sẻ và hiệu quả

4. Xây dựng khung tiêu chí để đánh giá

Sau khi một kế hoạch được triển khai và tiêu tốn lượng ngân sách nhất định, thương hiệu có thể dựa vào đâu để đánh giá về mức độ hiệu quả của các hoạt động marketing? Và nếu như không có sự đo lường chính xác về kết quả, làm sao marketer có thể nhìn nhận những sai lầm và đưa ra biện pháp khắc phục trong những bản kế hoạch tiếp theo? Đó là lý do vì sao ở bước này marketer cần xây dựng khung tiêu chí để đánh giá chuẩn xác tác động mà quá trình hiện thực hóa kế hoạch đem đến cho thương hiệu.

Lúc này, những chỉ số đo lường (KPI) và cách thức để kiểm tra (Measurement Tracking) là hai tiêu chí quan trọng được thương hiệu sử dụng để đánh giá về sự thành công của các hoạt động marketing. Tính thực tế và sự liên quan với mục tiêu đã đề ra ban đầu là những điều khung tiêu chí cần đảm bảo. Marketer sẽ lấy đây làm “kim chỉ nam” để luôn đi đúng với hướng ban đầu trong suốt quá trình thực thi kế hoạch. 

5. Tiến hành củng cố lại kế hoạch

Trước khi đưa kế hoạch vào thực thi, việc trao đổi cũng như giao tiếp là điều rất quan trọng. Biết ai cần liên lạc với ai, tần suất thế nào và bằng phương tiện gì sẽ giúp hoạt động marketing diễn ra suôn sẻ hơn. Ngoài ra, khi những tình huống khẩn cấp hoặc rủi ro bất ngờ xảy đến, việc marketer xây dựng bản kế hoạch chặt chẽ và toàn diện sẽ giảm tối đa thiệt hại cho thương hiệu. 

Trước khi đưa kế hoạch vào thực thi, việc trao đổi cũng như giao tiếp là điều rất quan trọng

Minh Anh