Khi mọi công việc đều được trao đổi và feedback trên các ứng dụng nhắn tin, việc một số nhân sự hay… “làm lơ” tin nhắn của đồng nghiệp và cấp trên khiến công việc không hoàn thành đúng thời gian. Sau đó, họ lại viện đủ lý do để bào chữa cho hành động của mình.
“Nếu crush ‘bơ’ tin nhắn làm mình bực 1, đồng nghiệp lơ tin nhắn sẽ khiến mình bực 10”
Dạo quanh mạng xã hội, những status than thở rằng “đợi mãi sao crush chưa trả lời tin nhắn” xuất hiện ở mọi nơi. Thế nhưng nếu trường hợp này xảy ra tại môi trường làm việc, điều này có thể khiến đồng nghiệp cảm thấy khó chịu gấp nhiều lần.
Bạn Thanh Tài - Content Creator Intern chia sẻ trải nghiệm “éo le” của bản thân: “Gần đây, có vẻ ứng dụng mà công ty mình dùng đã ẩn tính năng ‘đã xem’ tin nhắn. Điều này khiến mình không biết người nhận tin đã đọc hay chưa, có những feedback nào. Vì thế, mình cứ phải liên tục ngồi đợi phản hồi, dẫn đến công việc bị tồn đọng và không thể đạt hiệu quả cao.”
“Gần đây, có vẻ ứng dụng mà công ty mình dùng đã ẩn tính năng ‘đã xem’ tin nhắn khiến mình không biết người nhận tin đã đọc hay chưa" - Bạn Thanh Tài nói
Công ty của chị Phượng Chi - Senior Content Writer thường cho nhân sự work from home 1-2 lần/tuần. Điều này giúp các nhân sự trong công ty cảm thấy thoải mái, song họ cũng cần đảm bảo chất lượng công việc. Thế nhưng trong một buổi brainstorm online, một nhân sự bỗng dưng… biến mất khi sếp hỏi một số điều liên quan đến dự án. “Nếu làm việc ở văn phòng, mình có thể qua đụng vai bạn ấy và nhắc ‘check tin nhắn sếp kìa’. Nhưng vì hôm đó làm việc từ xa, mình không thể làm vậy. Cuối cùng khoảng 15-20 phút sau, bạn mới xuất hiện và ríu rít xin lỗi do bận cho… mèo ăn”, chị nói.
Chị Phượng Chi kể, sếp nghe được lý do là “nổi trận lôi đình”, rầy la nhân sự ấy vì không đảm bảo được quá trình giao tiếp trong thời gian làm việc. Không những thế, mọi người cùng team với bạn (bao gồm cả chị Chi) cũng phải nghe phê bình chung, từ đó ảnh hưởng tới tâm trạng và thời gian làm việc. “Nếu crush không phản hồi khiến mình khó chịu 1, thì việc đồng nghiệp ‘bơ’ tin nhắn sẽ mang lại sự bực dọc gấp 10 lần”, chị nói.
Việc nhân sự không phản hồi hay theo dõi tin nhắn thường xuyên, đặc biệt là khi work from home, có thể khiến công việc và tâm trọng của cả team bị ảnh hưởng
Thậm chí, một số nhân sự còn “hết mình” khi bàn luận về chuyện ăn uống, team building. Thế nhưng họ lại hoàn toàn… “biến mất” trong group làm việc khiến công việc bị chậm trễ, làm các đồng nghiệp cảm thấy không được tôn trọng.
Chị Minh Uyên - Copywriter chia sẻ về môi trường làm việc trước đây: “Mình thuộc tuýp người chủ động, vì cá nhân mình là người sống trách nhiệm với công việc và hình ảnh bản thân. Thế nên khi đồng nghiệp không check tin nhắn, mình sẽ luôn là người ‘push’ các bạn. Nhưng lâu dần, điều này khiến mình cảm thấy không được tôn trọng, không có tiếng nói trong team mình làm, dự án mình đang đảm nhận.”
Không những thế, đôi khi chị Minh Uyên cũng phải dành thời gian nhắc cấp trên phản hồi tin nhắn giúp mình. “Các anh chị hay bị sót tin nhắn là chuyện thường xuyên xảy ra vì họ có hàng tá công việc cần lo mỗi ngày. Tuy nhiên, nếu như có dự án cần triển khai gấp, việc cấp dưới phải nhắc đi nhắc lại có thể khiến họ cảm thấy khó chịu”, chị nói.
Khi phản hồi tin nhắn là biểu hiện của sự chuyên nghiệp
Nhờ các tính năng thúc đẩy tương tác như gửi video, emoji (biểu tượng cảm xúc), sáng tạo template,... các ứng dụng nhắn tin thường mang lại cảm giác thân thuộc và gần gũi cho người dùng. Điều này khiến một số người xem đây là không gian riêng tư, thuần về tán gẫu nên không cần phải trả lời tin nhắn quá gấp.
Thế nhưng khi xét trên góc độ công việc, có ý kiến cho rằng “mọi tin nhắn liên quan đến công việc thì đều phải trả lời gấp”. Các nhân sự chia sẻ góc nhìn hoàn toàn trái ngược. Bạn Thanh Tài chia sẻ rằng, tốc độ trả lời tin nhắn phụ thuộc vào tính nguy cấp của công việc: “Nếu task gấp và quan trọng, việc trả lời ngay lập tức sẽ giúp nhân sự giải quyết công việc nhanh chóng, hạn chế các rủi ro. Còn những việc không cần xử lý quá gấp, nhân sự có thể phản hồi sau.”
"Với những việc không cần xử lý quá gấp, nhân sự có thể phản hồi sau"
Thế nhưng trong trường hợp không thể trả lời ngay, chị Phượng Chi cho rằng nhân sự chỉ cần đáp “dạ em biết rồi”, “dạ em sẽ phản hồi trước xx giờ” hoặc tương tự là đủ. “Với bản thân mình, điều này thể hiện trách nhiệm trong công việc và sự tôn trọng đối phương của nhân sự”, chị nói.
Chị Minh Uyên cho rằng nhân sự cũng cần tự phân chia mức độ quan trọng của công việc, bao gồm timeline và chất lượng cần đạt được. “Việc lên danh sách việc cần làm sẽ giúp nhân sự sắp xếp các đầu việc cần làm tốt hơn”, chị nói.
Để làm việc hiệu quả, một số nhân sự đã ứng dụng ma trận Eisenhower nhằm phân tách công việc thành 4 mục:
- Làm ngay: Công việc gấp và quan trọng, chỉ những công việc cần xử lý ngay
- Có kế hoạch: Không gấp nhưng quan trọng. Đây là những công việc cần được lên kế hoạch và thực hiện một cách có hệ thống, ví dụ như cải thiện kỹ năng nghe tiếng Anh.
- Có thể giao lại: Gấp và không quan trọng. Những đầu việc này thường không có tác động lớn, nhân sự có thể uỷ quyền hoặc loại bỏ
- Không cần làm: Không gấp và cũng không quan trọng. Mục thứ 4 chỉ những việc nên được loại bỏ bởi chúng chỉ lãng phí thời gian và năng lượng của nhân sự, đơn cử như tán dóc, check mail quá thường xuyên,...
Mục tiêu của ma trận này chính là lên kế hoạch phù hợp để giải quyết dần các task, tránh trường hợp “nước đến chân mới nhảy” như mục 1. Bên cạnh đó, những việc quan trọng cần làm nên nằm ở mục 2. Như vậy, nhân sự nên để những việc như trả lời tin nhắn ở mục 2 để đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
Content: Kim Ngọc
Minh hoạ: Huy Mai
