Trong môi trường làm việc, nhiều nhân sự đã từng gặp trường hợp cận kề ngày triển khai dự án nhưng sếp hoặc client vẫn chưa duyệt kế hoạch. Điều này có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công việc, thậm chí còn khiến mối quan hệ giữa đôi bên trở nên căng thẳng hơn. 


Bất an, bực dọc vì sếp và client mãi chưa duyệt kế hoạch


Dù luôn nỗ lực đốc thúc việc duyệt dự án càng sớm càng tốt để đẩy nhanh tiến độ thực thi, công ty của Anh T.T - Operation Executive vẫn thỉnh thoảng gặp tình trạng khách hàng chậm trễ. “Mình từng gặp phải những trường hợp mai đi quay mà hôm nay khách vẫn chưa duyệt brief, khiến tâm trạng bất an và lo lắng ngập tràn. Nếu client duyệt trễ dù mình đã nhắn tin nhắc nhở, đôi bên sẽ phải chấp nhận lùi timeline.”


Anh B.L - Content Creator cho biết: “Có lần, team mình phải triển khai một dự án khá gấp, nhưng sếp lại duyệt kế hoạch và ngân sách rất sát ngày thực hiện. Điều này dẫn đến quy trình chi tiền cho các bên cung cấp gặp nhiều khó khăn, ‘thiếu lên hụt xuống’ về kinh phí sản xuất. Song song với đó, việc sếp ‘ngó lơ’ kế hoạch còn gây ảnh hưởng đến hòa khí của cả 2 team Hành chính Nhân sự và Sản xuất, khiến mối quan hệ đôi bên trở nên căng thẳng, thậm chí có trường hợp còn khó nhìn mặt nhau.


Để đảm bảo không trễ tiến độ dự án, team mình phải tự chi khá nhiều tiền. Việc giải ngân các khoản tạm ứng sau đó cũng mất rất nhiều thời gian, nhưng vì công việc mà tụi mình cũng đành chấp nhận. Có lúc, mình phải ứng đến một tháng lương để dự án được chạy đúng tiến độ.” 


Sếp duyệt kế hoạch và ngân sách chỉ trước 2 ngày, nhân sự đành tự ứng hàng chục triệu tiền túi để triển khai dự án


Không chỉ làm chậm timeline dự án và mối quan hệ giữa các đội nhóm trong môi trường công sở, việc sếp/client duyệt trễ kế hoạch còn có thể gây ảnh hướng đến những job khác. Anh T.T chia sẻ: “Nhân sự dành nhiều thời gian để nhắc nhở sếp hay client duyệt kế hoạch thì đồng nghĩa với việc phải pending (tạm dừng) các task khác. Hối thúc nhiều lần thì mình ngại, mà người bị nhắc cũng… cọc.”


“Đánh liều” triển khai dù sếp vẫn chưa duyệt brief


Trong trường hợp sát ngày thực thi mà kế hoạch vẫn chưa được sếp thông qua, phần lớn nhân sự thường chọn cách gửi mail nhắc nhở, nhờ đồng nghiệp hỗ trợ, báo cho các bên liên quan hoặc trực tiếp đề ra phương án dự phòng. Bên cạnh đó, một số người còn “đánh liều” bỏ qua bước duyệt của sếp để gửi client cho kịp tiến độ. Anh B.L kể lại: “Trong một lần khách hàng đột ngột ‘quay xe’ để triển khai gấp dự án đang pending, cả đội ngũ phải gấp rút chuẩn bị để kịp ghi hình vào 6 giờ sáng ngày hôm sau. Tuy nhiên, do trước đó đã lơ là và quên đốc thúc cấp trên duyệt brief , cả team không còn thời gian để chờ đợi. Tụi mình quyết định không cần thông qua sếp nữa mà cả team sẽ chịu trách nhiệm luôn. May mắn sao, dự án ấy đã diễn ra một cách suôn sẻ.”


Tuy nhiên, đối với chị Bảo My - Account Executive tại Fanscom Agency, cách làm này lại tiềm ẩn nhiều nguy cơ và rắc rối về sau: “Trong trường hợp Account làm báo giá nhưng chưa được duyệt, nếu team tự ý gửi client luôn chỉ để kịp tiến độ thì mình thấy không đúng. Bởi lẽ, việc này có thể dẫn đến rất nhiều hệ lụy về sau. Nếu xảy ra vấn đề, không chỉ bản thân nhân viên ấy phải chịu trách nhiệm mà cả sếp và công ty cũng đều bị ảnh hưởng. Do đó, trong trường hợp này, mình có thể trình bày lý do với khách để họ thông cảm và nắm được tình trạng công việc đang tiến hành. Bên cạnh đó, mình có thể câu giờ và hẹn client deadline khác nhằm hạn chế thấp nhất những rủi ro.”


Chị Bảo My cho biết, nhân sự không nên "liều mình" bỏ qua bước duyệt của sếp, vì điều này có thể gây ra nhiều nguy cơ tiềm ẩn


Dù việc nhắc nhở sếp/client duyệt kế hoạch là một phương án khá phổ biến trong trường hợp ngày thực thi đang đến gần, nhiều nhân sự vẫn cảm thấy e ngại và không dám đốc thúc quá nhiều. “Vì sợ khách sẽ ‘cọc’ khi bị hối thúc quá nhiều, nên mình thường để họ tự ý thu xếp”, anh T.T chia sẻ.


Ngoài ra, một số nhân sự khác lại không muốn làm phiền sếp, hoặc sợ gây mất lòng khi thúc giục deadline. Tuy vậy, chị Bảo My cho biết: “Trong công việc, mình nghĩ nên đặt cảm xúc cá nhân sang một bên và tập trung làm sao để công việc được hoàn thành tốt nhất thay vì cả nể. Việc hối thúc mọi người nhanh chóng hoàn thành công việc để kịp tiến độ dự án cũng không có gì quá đáng, bởi mình chỉ làm đúng trách nhiệm. Việc ngại ngần hay lo sợ mích lòng sếp hay client sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến dự án và nhiều bên liên quan, cũng như dẫn đến những hậu quả không đáng có”. 


Tránh bị động và phó mặc khi sếp quên duyệt kế hoạch


Một số người cho rằng, nếu tiến độ dự án bị ảnh hưởng vì sếp/client chậm trễ trong việc duyệt kế hoạch, người chịu khiển trách vẫn sẽ là nhân viên. Để tránh rơi vào trường hợp này, chị Bảo My chia sẻ: “Với vị trí của một Account, mình có nhiệm vụ quản lý project và timeline. Do đó, mình phải đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị sẵn sàng trước deadline và ước tính thời gian để sếp hoặc client có thời gian xem xét, feedback giúp sản phẩm cuối cùng đạt hiệu quả tốt nhất. 


Đồng thời, khi gửi kế hoạch, mình cũng cần theo dõi sát sao và nỗ lực đốc thúc quy trình duyệt, vì đôi lúc cấp trên sẽ có nhiều việc khác quan trọng hơn khiến họ chẳng may quên mất. Bên cạnh đó, mình cũng luôn chuẩn bị sẵn sàng các phương án backup để thể hiện rằng bản thân đã cố gắng làm hết trách nhiệm, chứ không bị động phó mặc hay thờ ơ.”


Nhân sự cần thể hiện bản thân đã làm đúng trách nhiệm, đốc thúc cũng như chuẩn bị phương án dự phòng trong trường hợp sếp/client duyệt kế hoạch trễ


Còn theo anh T.T, nhân sự cũng có thể sử dụng những công cụ theo dõi như Google Calendar, Notion... kết hợp với nhắc nhở trực tiếp để quản lý tiến độ duyệt tốt hơn. “Và dĩ nhiên, mình cũng phải tự ước tính tình hình. Nếu hiểu được tính sếp thì mình sẽ đặt deadline sớm hơn một chút cho an toàn, dư thời gian xoay sở.”


Nội dung: Phương Anh

Minh hoạ: Huy Mai